Visual management in design management within a digital environment

Abstract

Difficulties in managing the construction design process are strongly related to its nature, as a large number of interdependent decisions are involved, which need to be made by many different stakeholders, in an environment that has a high degree of uncertainty. Moreover, there is a growing use of digital tools to support design. Traditional communication approaches used in design management only partially comply with the requirements of digital contexts, and new methods and tools are necessary to address these challenges. Visual Management (VM) has the potential to increase process transparency in the design stage, in order to support collaboration and communication and facilitate the transfer of information. However, the literature on the implementation of VM to support design management is still scarce. Moreover, there is limited understanding of the connection between VM and information and communication technologies (ICT). This investigation aims to propose a set of requirements to support VM applications for design planning and control within digital contexts, which can potentially contribute to improving the effectiveness of VM. This set of requirements were initially identified within the literature, considering different fields of knowledge, and then refined in an empirical study that was developed in collaboration with an infrastructure design and consultancy company in the UK. The secondary objectives are (i) to devise a concept map connecting different VM constructs related to design management systems and (ii) to propose guidelines for the integration of Visual Management in design management within digital environment. The Design Science Research approach was the methodological approach adopted in this investigation, which involved incremental learning cycles for devising the artefact, carried out in three different projects. The main findings include (i) the definition of a set of VM requirements that are applicable to the context investigated in this research study; (ii) an assessment of the relevance of the requirements for different types of visual practices, hierarchical planning levels, and stakeholders that are involved; (iii) the identification of some current limitations and challenges of implementing digital VM in construction design. From a practical perspective, this set of requirements may guide practitioners and academics in devising and assessing digital VM practices.

As dificuldades no gerenciamento de projeto são consequência da natureza do processo de projeto, o qual envolve um grande número de decisões interdependentes, que precisam ser tomadas por diversos stakeholders, em um ambiente com um alto grau de incerteza. Além disso, há um crescente uso de ferramentas digitais para apoiar o gerenciamento de projeto. As abordagens de comunicação tradicionais usadas no gerenciamento de projeto atendem apenas parcialmente aos requisitos dos contextos digitais, e novos métodos e ferramentas são necessários para enfrentar esses desafios. A gestão visual (GV) tem o potencial de aumentar a transparência do processo de projeto, permitir melhor colaboração e comunicação e facilitar a transferência de informações. No entanto, a literatura sobre a implementação de GV para apoiar a gestão de projetos ainda é escassa, e também há uma compreensão limitada da conexão entre GV e tecnologias de informação e comunicação (TIC). O principal objetivo deste trabalho de pesquisa é propor um conjunto de requisitos para apoiar aplicações de GV para planejamento e controle de projetos em contextos digitais, que podem contribuir potencialmente na maior eficácia de GV. Esse conjunto de requisitos foi inicialmente identificado na literatura, considerando diferentes áreas do conhecimento, e posteriormente refinado em um estudo empírico desenvolvido em colaboração com uma empresa de projeto e consultoria de infraestrutura no Reino Unido. Os objetivos secundários são: (i) elaborar um mapa conceitual relacionando diferentes conceitos de GV para sistemas de gestão de projetos, e (ii) propor diretrizes para a adoção de GV em gestão de projeto considerando contextos digitais. Design Science Research foi a abordagem metodológica adotada nesta investigação, através de ciclos de aprendizagem incrementais para a concepção do artefato, os quais foram realizados em três projetos diferentes. As principais contribuições incluem (i) definição de um conjunto de requisitos de GV aplicáveis ao contexto investigado nesta pesquisa; (ii) avaliação da relevância dos requisitos para diferentes tipos de práticas visuais, níveis hierárquicos de planejamento e stakeholders envolvidos; e (iii) identificação de algumas limitações e desafios na implementação da GV digital em projeto de construção. De uma perspectiva prática, esse conjunto de requisitos pode orientar profissionais e acadêmicos na elaboração e avaliação de práticas de GV digital.