Proposta de melhoria na gestão de projetos da Empresa de Trens urbanos de Porto Alegre

Abstract

Este trabalho apresenta uma proposta de melhoria para os processos de gestão de projetos na Empresa de Trens Urbanos de Porto Alegre (Trensurb). A gestão de projetos desempenha um papel fundamental na execução de iniciativas organizacionais, especialmente no setor público, onde restrições regulatórias, burocráticas e orçamentárias impõem desafios adicionais. A ausência de metodologias formalizadas e a falta de clareza na estruturação dos processos podem comprometer a eficiência na entrega dos projetos e seus benefícios. O estudo utiliza uma abordagem metodológica baseada na integração dos conceitos de Business Process Management (BPM) e do Project Management Body of Knowledge (PMBOK). O BPM foi aplicado para mapear, analisar e redesenhar os macroprocessos críticos, enquanto o PMBOK forneceu diretrizes para estruturação e controle do ciclo de vida dos projetos. Para isso, foram realizadas análises documentais, observação participante e entrevistas com os envolvidos nos processos de gestão de projetos na Trensurb, garantindo uma abordagem baseada na realidade organizacional. Os principais achados apontam gargalos e fragilidades nas fases de iniciação, planejamento e monitoramento e controle. Para mitigar essas dificuldades, o redesenho dos processos concentrou-se nessas três fases, promovendo maior clareza na definição de responsabilidades, integração dos fluxos de trabalho e otimização da comunicação entre os stakeholders. Essas melhorias visam tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente, garantindo maior relevância e formalização na iniciação, aprimoramento nos fluxos do planejamento e aumento da eficácia no monitoramento e controle. Com essas modificações, espera-se aprimorar a efetividade das entregas dos projetos e das iniciativas organizacionais. Os resultados obtidos demonstram que a aplicação estruturada de metodologias de gestão de processos e projetos pode contribuir para a melhoria da eficiência organizacional. Além disso, a abordagem proposta tem potencial de replicabilidade para outras organizações públicas que enfrentam desafios semelhantes, proporcionando um caminho para otimização dos processos e maior controle sobre a execução de suas iniciativas.

This study presents a proposal to improve project management processes at Empresa de Trens Urbanos de Porto Alegre (Trensurb). Project management plays a fundamental role in executing organizational initiatives, especially in the public sector, where regulatory, bureaucratic, and budgetary constraints pose additional challenges. The absence of formalized methodologies and a lack of clarity in process structuring can compromise efficiency in project delivery and its associated benefits. The study adopts a methodological approach based on the integration of Business Process Management (BPM) concepts and the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) framework. BPM was applied to map, analyze, and redesign critical macroprocesses, while PMBOK provided guidelines for structuring and controlling project life cycle stages. To achieve this, documentary analyses, participant observations, and interviews were conducted with professionals involved in project management at Trensurb, ensuring an approach grounded in the organization's reality. The key findings highlight bottlenecks and weaknesses in the initiation, planning, and monitoring and control phases. To mitigate these issues, the process redesign focused on these three phases, enhancing clarity in defining responsibilities, integrating workflows, and optimizing stakeholder communication. These improvements aim to make project management more efficient by ensuring greater relevance and formalization in initiation, streamlining planning processes, and increasing effectiveness in monitoring and control. Through these process modifications, the goal is to improve the effectiveness of project and organizational initiative deliveries. The results demonstrate that a structured application of project and process management methodologies can enhance organizational efficiency. Furthermore, the proposed approach has the potential for replication in other public organizations facing similar challenges, offering a pathway to optimizing processes and strengthening control over project execution.