Desdobramento da arquitetura de processos : aplicação na pós-graduação de uma instituição federal de ensino superior

Abstract

Business Process Management (BPM) é uma prática comum nas organizações, com diversas iniciativas pontuais de melhoria. No entanto, um dos principais motivos de falha na implementação do BPM ocorre quando os projetos são conduzidos de forma isolada, em que cada área funcional se preocupa apenas com seus próprios fluxos de trabalho. Nesse contexto, surge o Enterprise Process Management (EPM), que aplica princípios, métodos e práticas do BPM em toda a organização. Seu objetivo é garantir o alinhamento entre o portfólio de processos, a arquitetura de processos e os recursos disponíveis, de forma integrada à estratégia institucional. A Arquitetura de Processos (AP) é uma ferramenta essencial para a implementação do BPM, pois possibilita a compreensão do funcionamento da organização. Modelos de arquitetura, quando decompostos em níveis detalhados, definem os processos que a instituição deve ser capaz de executar. Esta pesquisa tem como objetivo desdobrar a arquitetura de processos da pós-graduação em uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). Para isso, foi adotada a abordagem da pesquisa-ação, utilizando técnicas de coleta de dados como entrevistas, reuniões, observação participante e análise documental. A coleta de dados ocorreu em fases sucessivas, considerando o conhecimento adquirido em cada etapa para aperfeiçoar a seguinte. Na primeira fase, foram realizadas análises documentais e reunião com especialista, resultando na versão inicial da AP. Na segunda fase, entrevistas com docentes e técnicos administrativos responsáveis pela operação dos Programas de Pós-Graduação possibilitaram a elaboração de uma nova versão da AP. A terceira fase envolveu gestores da área de pós-graduação, incluindo a PROPG e a CAMPG, culminando na consolidação da terceira versão da AP. Posteriormente, a versão atualizada da AP foi desenvolvida com as contribuições de especialista em processo e da equipe responsável pelo BPM na universidade. Ao todo, foram identificados 35 processos, organizados em três níveis, resultando na arquitetura de processos da pós-graduação. Além disso, os processos do segundo nível foram caracterizados por meio da técnica Supplier, Input, Process, Output and Customer (SIPOC) e, com o objetivo de disseminar o conhecimento adquirido, foi elaborado um plano de divulgação. Por fim, desenvolveu-se um roteiro metodológico para replicar esse trabalho em outros macroprocessos de IFES, como Graduação, Pesquisa e Extensão.

Business Process Management (BPM) is a common practice in organizations, often associated with isolated improvement initiatives. However, one of the main reasons for failure in BPM implementation arises when projects are conducted in a fragmented manner, where each functional area focuses solely on its own workflows. In this context, Enterprise Process Management (EPM) emerges, applying the principles, methods, and practices of BPM across the entire organization. Its objective is to ensure alignment between the process portfolio, the process architecture, and the available resources, all integrated with the institutional strategy. The Process Architecture (PA) is an essential tool for implementing BPM, as it enables a comprehensive understanding of how the organization operates. When decomposed into detailed levels, architectural models define the processes the institution must be capable of executing. This research aims to unfold the process architecture of graduate education in a Federal Institution of Higher Education. To achieve this, an action research approach was adopted, employing data collection techniques such as interviews, meetings, participant observation, and document analysis. Data collection was conducted in successive phases, considering the knowledge acquired in each stage to refine the subsequent one. In the first phase, document analyses and a meeting with a subject matter expert resulted in the initial version of the PA. In the second phase, interviews with faculty members and administrative staff responsible for the operation of Graduate Programs enabled the development of a revised version of the PA. The third phase involved managers in the graduate education sector, including the Office of the Pro-Rector for Graduate Studies and the Graduate Studies Council, leading to the consolidation of a third version of the PA. Subsequently, an updated version of the PA was developed with contributions from a process expert and the team responsible for BPM at the university. In total, 35 processes were identified, and organized into three levels, resulting in the graduate education process architecture. In addition, the second-level processes were characterized using the Supplier, Input, Process, Output, and Customer (SIPOC) technique. To disseminate the knowledge gained, a communication plan was developed. Finally, a methodological guide was created to support the replication of this work in other macroprocesses within IFES, such as Undergraduate Education, Research, and Outreach.