Analysis and process modeling of triage protocols : a study in emergency departments in south Brazil

Abstract

Emergency departments receive many patients suffering from a wide range of injuries or illnesses every day. The triage process is an essential mechanism to ensure these patients will be treated in their clinical urgency rather than arrival order. According to the literature, there are different triage protocols adopted worldwide, with four specific ones standing out as the triage process guide in several countries: The Australasian Triage Scale, the Canadian Triage and Acuity Scale, the Manchester Triage System, and the Emergency Severity Index. In this scenario, there has been a trend toward establishing standards and adopting a scientifically validated triage process to support clinical care, monitoring, and research activities in emergency departments, bringing direct benefits to patient care quality. To investigate the triage protocols context in the emergency departments in south Bazil, we performed a Process Discovery through a Business Process Management (BPM) approach. We extracted the process elements from the official triage protocols business documentation and generated its process models following a set of process modeling quality guidelines. Through a set of surveys with healthcare professionals with practical experience performing triage activities in Brazil’s south emergency departments, we evaluate how BPM and the Business Process Model and Notation (BPMN) can improve the representation and standardization of triage protocols. Our findings indicate a good acceptance of the process models in BPMN in the opinions of the healthcare professionals interviewed, mainly by the adherence to the real triage process and its opportunity of practical use as triage guides or to illustrating to the incoming patients about the triage process performed in the emergency department. Additionally, we report a set of aspects about BPMN regarding the triage processes that emerged during the process model evaluation with the healthcare professionals.

Departamentos de emergência recebem diariamente uma ampla variedade de pacientes com vários tipos de problema, como ferimentos ou doenças. O processo de triagem é um mecanismo essencial para garantir que esses pacientes sejam tratados em sua urgência clínica, e não na ordem de chegada. De acordo com a literatura, existem diferentes protocolos de triagem adotados mundialmente, com quatro específicos se destacando como guia do processo de triagem em diversos países: o protocolo Australiano (Australasian Triage Scale), o protocolo Canadense (Canadian Triage Acuity Scale), o protocolo de Manchester (Manchester Triage System) e o protocolo Americano (Emergency Severity Index). Nesse cenário, tem havido uma tendência de se estabelecer padrões e adotar um processo de triagem validado cientificamente para apoiar o atendimento clínico, o monitoramento e as atividades de pesquisa em pronto-socorros, trazendo benefícios diretos à qualidade da assistência ao paciente. Para investigar o contexto dos protocolos de triagem no sul do Brasil, realizamos uma Descoberta de Processos por meio de uma abordagem com Business Process Management (BPM). Nós extraímos os elementos de processo da documentação de negócio oficial do protocolos de triagem e geramos seus modelos de processo, seguindo um conjunto de práticas de qualidade para modelagem de processos. Por meio de um conjunto de pesquisas com profissionais de saúde com experiência prática na realização de atividades de triagem em pronto-socorros do sul do Brasil, avaliamos como a BPM e a Business Process Model and Notation (BPMN) podem melhorar a representação e padronização dos protocolos de triagem. Nossos resultados indicam uma boa aceitação dos modelos de processo em BPMN na opinião dos profissionais de saúde entrevistados, principalmente pela adesão dos modelos ao processo de triagem real e pela oportunidade de uso prático desses modelos como guias de triagem, ou ainda, para ilustrar a pacientes sobre o processo de triagem realizado no pronto-socorro que eles buscaram. Adicionalmente, reportamos um conjunto de aspectos sobre BPMN representando processos de triagem que surgiram durante as validações dos modelos de process com profissionais da saúde.