Modelo estruturado para o desenvolvimento de melhoria contínua e promoção de aprendizado organizacional

Abstract

As mudanças fazem parte da rotina de qualquer organização. Empresas que não mudam ou não se adaptam, correm o risco de serem eliminadas do mercado. De forma crescente, as facilidades de acesso ao conhecimento e às tecnologias fazem com que as mudanças sejam mais rápidas e impactantes. Mas isso não quer dizer que as mudanças sejam duradouras e que sejam facilmente incorporadas à cultura da organização. Esse pensamento se aplica para tecnologias, sistemas e filosofias de gestão. Neste contexto, mediante uma pesquisa-ação, iniciada com a busca em registros bibliográficos, de possibilidades ou fatores de insucesso na sustentação da gestão enxuta, foi desenvolvido, por meio da realização de três ciclos de aplicação em um ambiente administrativo, um modelo estruturado para implantação e sustentação da gestão enxuta, enquanto filosofia de trabalho. Esse modelo usou ferramentas associadas ao Lean Office para auxiliar a organização em sua jornada para a mudança para uma cultura de melhoria contínua; mudança que traga a redução de desperdícios; mudança, que seja incorporada na rotina de trabalho; mudança: que produza valor para os clientes. O ponto central do modelo estruturado, é que ele envolve a liderança, em seus diversos níveis, alinhadas à visão estratégica, promovendo uma comunicação clara e objetiva, para incluir as pessoas da organização, na busca pela mudança, com ações sustentadas por um modelo de governança, que negocie prioridades, disponibilize recursos, desenvolva métodos e utilize ferramentas para promover o aprendizado organizacional, gerando alterações na cultura da organização, com foco na melhoria contínua rotineira e permanente. A incorporação da melhoria contínua na rotina da organização é possível com a mudança da cultura. O objetivo da pesquisa é desenvolver um modelo estruturado, para auxiliar na promoção do aprendizado dentro de organizações e na sustentação da filosofia da gestão enxuta. O modelo estruturado foi desenvolvido em um ambiente administrativo, mas pode ser utilizado em outros ambientes produtivos, como manufatura, construção ou saúde.

Changes are part of the routine of any institution, and companies that do not change or adapt may risk being eliminated from the market. The increasing ease of access to knowledge and technologies make changes faster and more impactful; but that doesn't mean that the changes are lasting or that they are easily incorporated into the institution's culture. This premise applies to technologies, systems, and management philosophies. Through action research this idea was developed through three application cycles in an administrative environment as a work philosophy. Research was initiated by studying bibliographic records on possibilities or factors that are unsuccessful in sustaining lean management and the use of tools associated with Lean Office; a structured model for implementation and support of lean management as a work philosophy. Said model provides assistance to an organization in the journey for change: changing the organizational culture to a culture of continuous improvement, change that reduces waste, change that is incorporated into the work routine, change that produces value for the customer. The central part of the structured model is that it involves leadership, in its various levels, aligned with the strategic vision to promote clear and objective communication to all the people of the institution in the pursuit for change. Communication supported by actions and a governance model that negotiates priorities, makes resources available, develops methods, and uses tools to promote organizational learning lead to generating change in the institution's culture to focus on routine and permanent continuous improvement. The incorporation of continuous improvement in the institution's routine is possible with a change of culture. The structured model helps develop the ability to learn and support the philosophy of lean management. Although the structured model was developed for an administrative environment, it can be effectively deployed in other productive environments such as manufacturing, construction, and health.