A avaliação dos usuários sobre o processo virtual de substituição de função por férias e afastamentos da UFRGS

Abstract

O presente estudo tem por objetivo principal conhecer a avaliação e a aceitação dos usuários sobre o trâmite atual do processo de substituição de função por férias e por afastamentos, via Portal do Servidor. A motivação para o presente estudo surgiu em decorrência de constantes dificuldades relatadas pelos servidores ao utilizarem o processo virtual, bem como, do entendimento sobre a relevância de se realizar um estudo avaliativo, que resultasse na melhoria do referido processo. Nesse contexto, a pesquisa parte de um referencial teórico sustentado pelas seguintes temáticas: transformação do Estado; gestão estratégica e operacional e metodologias de planejamento estratégico e operacional. Realizou-se um estudo qualiquantitativo, de caráter exploratório, com triangulação de dados de análise documental, questionário e observação participante. Na análise documental, foram investigados índices de não atendimentos demandados, e identificação dos pontos problemáticos no trâmite processual. Os questionários foram aplicados a 945 servidores titulares e substitutos de CDs/FGs, lotados em Órgãos da Administração Central e em Unidades Acadêmicas. A observação participante foi realizada de forma continuada, durante todo o ano de 2018, a partir da atuação da pesquisadora, como servidora junto à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul - PROGESP/UFRGS. Os principais resultados da pesquisa apontaram para falta de clareza sobre a localização e o trâmite do processo, no Catálogo de Serviços do Portal do Servidor, para o entendimento difuso sobre o papel de cada servidor nas fases informativas, bem como, para a resistência à utilização do formulário virtual e dos tutoriais disponibilizados.

The present study aims to know the evaluation and the acceptance of the public regarding the current process of function replacement at UFRGS. It is the case of a servant who has “function”, that is special activity, but he or she keeps away, for example, by vacation or in a travel. This substitution scheme is the Portal do Servidor (UFRGS web server). This work wants to consider all this process in the user perspective. The reason for this study arose because of the constant difficulties reported by the users when are using the virtual process. Besides, this work emphasizes the relevance of an evaluation study that will result in the improvement of the standard process. In this context, the research starts from a theoretical framework supported by the following themes: State Changes, Strategic/Operational Management; Methodologies of Planning and Operational Management. Based on such concepts, this work develops a qualitative and quantitative study which was carried out using the triangular data technique composed by documentary analysis, questionnarie and participant observation. In the papers analysis stage, the number of non-attendance demanded as well as the identification of the problem points during the process were investigated. The questionnaries were applied to 945 servants who have UFRGS government functions and their substitutes of CDs/FGs. They work at UFRGS Central Administration, Institutes, Faculties and Schools. The participant observation was carried out continuously throughout the year 2018 by observing at PROGESP, where the researcher works with. The main results of the research pointed to the lack of clear understanding about the web location and the routine process in the Service Catalog, a fuzzy comprehension of the role of each servant in the informational phases, as well as a resistance to the use of virtual form and the available tutorials.