Uma Arquitetura aberta para a integração de sistemas de gerência de documentos e sistemas de gerência de workflow

Abstract

A utilização de sistemas de gerência de documentos e de sistemas de gerência de workflow vem crescendo de forma expressiva nos últimos anos, motivados pela expectativa de obter-se benefícios organizacionais importantes, como o maior compartilhamento da informação e o aumento da eficiência dos processos. Pelo fato de a maioria dos processos organizacionais envolver a manipulação de documentos, é necessário, em grande parte das vezes, que esses sistemas trabalhem em conjunto. No entanto, a maioria das integrações entre tais produtos são proprietárias, causando prejuízos como a redução da liberdade de escolha dos usuários, a maior dificuldade de integração com sistemas legados e o aumento da dependência em relação aos fornecedores dos produtos. Para solucionar esse problema, este trabalho propõe uma arquitetura aberta de integração entre sistemas de gerência de documentos e sistemas de gerência de workflow. O fundamento dessa arquitetura está na utilização de dois padrões emergentes da indústria: o padrão DMA, proposto pela AIIM, e o padrão WAPI, proposto pela WfMC. O padrão DMA consiste de uma API, a ser invocada pelos aplicativos clientes de documentos, de uma SPI, a ser implementada e oferecida pelos sistemas de gerência de documentos, e de um middleware, responsável pela conexão entre os clientes e servidores de documentos. O padrão WAPI consiste de uma linguagem padrão para a definição de processos e de uma API, a ser invocada pelo aplicativo cliente de workflow e implementada pelo sistema de gerência de workflow. A arquitetura proposta compõe-se de três elementos. Primeiramente, um mecanismo integrado para a modelagem de documentos e workflow. Assim, é possível definir quais documentos serão manipulados pelo processo, e que operações cada participante poderá executar sobre ele. Esse mecanismo baseia-se exclusivamente nos padrões oferecidos pela WAPI e pela DMA. Em segundo lugar, é definido e implementado, na linguagem Java, um módulo de software denominado camada de serviços, oferecendo serviços integrados de gerência de documentos e gerência de workflow. Os métodos dessa camada invocam os métodos WAPI e DMA necessários à sua execução. Assim, qualquer DMS aderente à DMA pode ser integrado a qualquer WFMS aderente à WAPI, de forma completamente transparente. Por final, é desenvolvido um aplicativo cliente, também em linguagem Java, que acessa os métodos da camada de serviços, oferecendo uma interface gráfica para o usuário. Os resultados demonstram a viabilidade de uma integração aberta entre sistemas de gerência de documentos e sistemas de gerência de workflow. Ainda, mostram a importância de uma modelagem integrada de documentos e workflow.

The document management systems and the workflow management systems areas have been facing an impressive growth in the last years, driven by the desire to achieve important organizational benefits, as an increased information sharing and more efficient processes. Since most business processes involve document manipulation, it is often needed that these systems work together. However, most products are integrated in a proprietary way, therefore reducing user's freedom of choice, increasing the difficulty of legacy systems integration and rising the dependency from product vendors. In order to overcome this problem, this work proposes an open architecture for document management systems and workflow management systems integration. The architecture's fundamentals is the usage of two emerging industry standards: DMA, proposed by AIIM, and WAPI, proposed by WfMC. DMA consists of an API, to be invoked by client document applications, of an SPI, to be implemented and offered by document management systems, and of a middleware, responsible for connecting clients to document servers. WAPI consists of a standard process definition language and of an API, to be invoked by workflow client applications and implemented by workflow management systems. The proposed architecture is composed by three elements. First, an integrated mechanism for document and workflow modeling is defined. Therefore, it is possible to define which documents will be used in the process, and which operations each workflow participant will be allowed to execute over them. This approach is based exclusively on DMA and WAPI standards. Second, it is defined an implemented a software module called services layer, offering integrated document management and workflow management services, using the Java language. This layer's methods invoke the WAPI's and DMA's methods necessary for their execution. Therefore, any DMAcompliant DMS can be integrated to any WAPI-compliant WFMS, in a totally transparent way. Finally, a client application to access services layer's methods and offer the user a graphical interface is developed, also using the Java language. The results demonstrate the viability of an open integration between document management systems and workflow management systems. They also show the importance of an integrated document and workflow modeling.