Mapeamento do fluxo de valor do processo de contratação de obras : o caso de uma universidade pública

Abstract

As organizações do setor público são normalmente associadas a processos lentos, burocráticos e que geram resultados insuficientes. Em função disso, têm crescido as exigências relativas ao desempenho dos órgãos do setor público. A aplicação dos conceitos Lean é uma alternativa para reduzir as perdas do setor púbico e aumentar a eficiência no uso dos recursos. Nesse contexto, este estudo tem como objetivo analisar e propor melhorias no processo de contratação de obras de uma universidade pública, com foco na eliminação das perdas, através da utilização do Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV), bem como identificar barreiras para a aplicação do MFV e das melhorias identificadas por meio dessa ferramenta. A estratégia de pesquisa adotada foi o estudo de caso aplicado ao processo de contratação de uma obra na Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT). Com base no MFV, foram propostas melhorias no processo, sinalizando para uma possível redução do lead time de 1.242 dias para 380 dias. Através da aplicação do MFV, também foi possível identificar barreiras para implantação dos princípios lean, como a falta de padronização dos procedimentos, falta de visão sistêmica do fluxo do processo por parte dos gestores, deficiência na capacitação dos servidores, falta de foco no cliente final e dificuldades de adaptar conceitos a práticas. Pelos resultados obtidos, é possível afirmar que os procedimentos administrativos, no contexto de obras em uma universidade pública, podem ser melhorados com a aplicação do MFV.

Public organizations are usually associated to slow bureaucratic processes with little result. Therefore, there is a growing demand for higher performances in the public sector. Using lean concepts is an alternative to reduce the losses in the public sector and enhance the efficiency of recourse use. The research herein presented is aimed at analyzing and proposing improvements in the bidding process for construction works within a public university, focusing on loss elimination, through the use of Value Stream Mapping (VSM). Besides, we intend to identify obstacles to using VSM and the benefits that come from the use of such tool. We have done a case study about the bidding process for construction works within the Federal University of Mato Grosso (UFMT). Based on VSM, we suggested improvements to the process through a possible reduction of the lead time from 1242 days to 380 days. By using VSM, it was also possible to identify obstacles to the lean principles, such as the lack of procedural standardization, the fact that managers do not have a systemic view of the process stream, employees’ need for training, lack of focus on the end client and difficulties to adapt concepts into practices. From the results, we can affirm that administrative procedures in a public university can be improved by using VSM.