A gestão dos processos administrativos no âmbito da Divisão de Patrimônio de uma universidade federal

Abstract

A necessidade de maior eficiência nas ações do setor público faz com que os gestores priorizem a utilização de novos conceitos gerenciais a fim de atender as crescentes demandas da sociedade. Neste sentido, uma das ferramentas que vem despertando grande interesse das organizações públicas é a Gestão de Processos, a qual permite uma maior compreensão de como os serviços são criados, proporcionando a resolução de problemas e ineficiências da máquina pública. Neste contexto, o presente trabalho tem por objetivo identificar de que forma a Gestão de Processos pode contribuir para o aperfeiçoamento das atividades administrativas que são executadas no âmbito da Divisão de Patrimônio da UFSM, a partir do detalhamento de pontos críticos e a padronização das tarefas. Para tanto, foi realizada uma pesquisa de natureza aplicada, com abordagem qualitativa e exploratória em relação aos objetivos, utilizando o método de estudo de caso. A coleta de dados ocorreu no período de abril de 2015 e a escolha da unidade deu-se pela importância da mesma para a UFSM, por ser a responsável por gerenciar os bens patrimoniais da instituição. Para a operacionalização do estudo, foi realizado um mapeamento das rotinas de trabalho, através de ferramentas gerenciais, como a 5W1H utilizado para a observação in loco e os fluxogramas utilizados para a sua representação gráfica. O desenvolvimento deste trabalho trouxe muitas contribuições, tanto para o meio acadêmico, com reflexões e sugestões para trabalhos futuros, quanto para a Divisão de Patrimônio, pois proporcionou ações de melhorias a execução de seus processos, através de adequada racionalização e padronização das atividades.

The need for greater efficiency in the actions of the public sector makes managers prioritize the use of new management concepts in order to meet the increasing demands of society. In this sense, one of the tools that is attracting great interest of public organizations is the process management which allows a greater understanding of how services are created, providing the resolution of problems and inefficiencies of public administration. In this context, this paper aims to identify how the process management can contribute to the improvement of administrative activities that are performed within the Heritage UFSM Division, from the breakdown of critical points and the standardization of tasks. Therefore, a nature survey was conducted applied with a qualitative and exploratory approach to goals, using the case study method. Data collection occurred in April 2015 period and the choice of the unit was due to the importance of it to the UFSM, being responsible for managing the assets of the institution. In order to implement the study, a mapping of work routines was conducted through management tools like 5W1H used for on-site observation and flowcharts used for its graphical representation. The development of this work has brought many contributions both to academia, with reflections and suggestions for future work, and for the Heritage Division, because it provided improvement actions the execution of its processes, through proper rationalization and standardization of activities.