Digitalização como estratégia para preservar e agilizar o acesso às informações no SERPRO

Abstract

Com a evolução tecnológica a utilização de documentos digitais tem sido cada vez mais comum e, muitas vezes, tem substituído os documentos em papel. Na Era Digital, onde o volume de informações e a necessidade de obtê-las rapidamente é cada vez maior, a gestão documental deve estar presente no dia a dia das organizações. O presente trabalho apresenta um estudo de como o Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO) utiliza as tecnologias de digitalização de documentos na sua gestão documental, identificando as vantagens desse processo quanto à preservação e acesso das informações corporativas disponíveis no seu acervo de documentos em papel. A fundamentação teórica foi construída a partir de pesquisa bibliográfica e documental sobre os temas preservação, digitalização e gestão de documentos e os instrumentos de pesquisa utilizados foram o questionário e a entrevista que, através da análise dos dados coletados, apresentaram a percepção do corpo funcional sobre os temas abordados neste estudo. Por fim, a pesquisa permite concluir que o SERPRO ainda se encontra em um estágio inicial em relação a digitalização e a gestão de documentos, carecendo de ações corporativas para que todos seus empregados conheçam, utilizem e percebam as vantagens na sua rotina de trabalho.

By the technological evolution the use of digital documents has been increasingly common and often has replaced paper documents. In the Digital Era, where the volume of information and the need to get them quickly is growing, document management must be present in everyday life of organizations. This paper presents a study of how the Federal Service of Data Processing (SERPRO) uses the document scanning technologies into its document management, identifying the advantages of this process for the preservation and access of corporate information available in its collection of documents in paper. The theoretical background was built from bibliographic and documentary research about preservation, scanning and document management issues and research instruments were the questionnaire and the interview that, by analyzing the collected data, presented the perception of the staff on the issues discussed in this study. Finally, the research shows that SERPRO is still at an early stage for document scanning and management, lacking corporate actions for all your employees know, use and realize the benefits in their daily work.