Política de preservação de documentos arquivísticos digitais : o caso do Tribunal Regional Federal da 4ª Região

Abstract

O Presente Trabalho de Conclusão de Curso de Graduação em Arquivologia apresenta o tema sobre Políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais. O objetivo deste estudo é verificar a existência de uma Política de preservação de documentos digitais no Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4. Bem como analisar o nível de preocupação com a questão de preservação e identificar possíveis procedimentos e estratégias de preservação de documentos digitais adotados pela instituição. A justificativa é o contexto atual do TRF4, onde os documentos das atividades-meio e atividades-fim estão sendo produzidos somente em meio digital e a necessidade de garantir sua preservação a longo prazo. A fundamentação teórica expõe o TRF4 e sua história. Conceitua documento arquivístico convencional e digital. Apresenta recomendações acerca de políticas e estratégias para a preservação dos documentos arquivísticos digitais. A metodologia utilizada é um estudo de caso no TRF4 realizado através de entrevistas na instituição com a finalidade de coletar dados para o estudo. Analisa as informações coletadas comparando à teoria arquivística. Considera os benefícios oferecidos através da virtualização das atividades da instituição, dentre eles, eficiência e otimização de atividades, bem como rapidez na tomada de decisões. Atenta para a importância da implementação de políticas e estratégias de preservação de documentos digitais com a finalidade de manter os documentos íntegros, autênticos e acessíveis a longo prazo. Na qual consiste em uma tarefa que exige recursos financeiros, esforço e colaboração entre os profissionais da arquivologia, tecnologia da informação e produtores dos documentos digitais.

This graduation paper presents the subject on of digital arquivísticos document preservation policy. The objective of this study is to verify the existence of one digital document preservation policy in the Federal Regional Court of 4ª Region - TRF4. As well as analyzing the level of concern with the preservation question and identifying to possible procedures and strategies of digital document preservation adopted by the institution. The justification is the current context of the TRF4, where the documents of the activities-half and activity-end are being only produced in digital way and the necessity to guarantee its preservation in the long run. The theoretical recital displays the TRF4 and its history. It appraises conventional and digital document. It presents recommendations concerning policy and strategies for the preservation of digital documents. The applied methodology is a study of case in the TRF4 carried through interviews in the institution with the purpose to collect given data for the study. It analyzes the collected information comparing with the archival theory. It considers the benefits offered through the virtualization of the activities of the institution, amongst them, efficiency and optimization of activities, and rapidity in the taking of decisions as well. Intent for the importance of the implementation of a politicy and strategies of digital document preservation with the purpose to keep complete, authentic and accessible documents in the long run. It consists of a task that demands financial resources, effort and contribution enter the professionals of the archival, technology of the information and producers of digital documents.