Política de preservação documental e a sua importância para os acervos arquivísticos

Abstract

Este trabalho discute os conceitos de políticas públicas arquivísticas e políticas de preservação dos acervos em suporte de papel, tem por objetivo geral analisar como as duas principais instituições arquivísticas, no âmbito Estadual e Municipal na cidade de Porto Alegre-RS, trabalham na preservação dos seus acervos em suporte de papel. Para o desenvolvimento deste, os objetivos específicos constituem-se em identificar quais instituições possuem política de preservação dos acervos; verificar se os procedimentos de conservação e preservação dos acervos estão de acordo com a política de preservação da instituição; e, analisar quais os procedimentos de conservação e preservação são executados nas instituições que não possuem política de preservação. As instituições aqui analisadas são o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) e o Arquivo Municipal de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV). Foi verificado o número de funcionários e quais as suas funções no arquivo, além do número de estagiários nas instituições e a quais cursos estes estão vinculados. Quanto ao tema deste trabalho, a preservação documental, foram consultadas informações sobre a existência de laboratório de restauração e profissional na área de preservação/conservação na instituição. Igualmente, se estas dispõem de uma gestão de risco, se houve necessidade de utilizá-la em alguma situação e como e quem executa as manutenções necessárias nos arquivos. Os objetivos do trabalho foram atingidos. A partir das informações levantadas, pode-se identificar que ambas as instituições executam ações visando a preservação do acervo em suporte de papel. Entretanto, nada por escrito ou digital, dizendo quais são as diretrizes da política de preservação na instituição. Conclui-se, portanto, que ambas não possuem de forma institucional a formalização de uma política de preservação documental para o acervo em suporte de papel.

This paper discusses the concepts of public archival policies and preservation policies for paper-based collections. Its general objective is to analyze how the two main archival institutions, at the State and Municipal levels in the city of Porto Alegre-RS, work on preserving their paper-based collections. The specific objectives for this paper are to identify which institutions have a collection preservation policy; to verify whether the procedures for preserving and preserving the collections are in accordance with the institution's preservation policy; and to analyze which conservation and preservation procedures are carried out in institutions that do not have a preservation policy. The institutions tested here are the Public Archives of the State of Rio Grande do Sul (APERS) and the Municipal Archives of Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV). The number of employees and their functions in the archive were verified, as well as the number of interns in the institutions and the courses they are linked to. Regarding the theme of this paper, document preservation, information was consulted on the existence of a restoration laboratory and a professional in the area of preservation/conservation in the institution. Likewise, if these are available for risk management, if there is a need to use them in some situation and how and who performs the permitted maintenance on the archives. The objectives of the work were achieved. From the information gathered, you can identify that both institutions perform actions to preserve the collection in paper format. However, nothing in writing or digitally stating what the preservation policy guidelines are at the institution. It is therefore concluded that neither institution has a formalized document preservation policy for the collection in paper format.