Mapeamento de processos : o princípio de uma reestruturação oganizacional

Abstract

Este trabalho tem por objetivo identificar pontos críticos nos processos de trabalho de apoio administrativo às atividades jurídicas da Procuradoria Geral do Estado do Rio Grande do Sul. O foco foi direcionando para os procedimentos e rotinas administrativas de trabalho da Procuradoria de Execuções e Precatórios, que é um de seus órgãos de execução. Para o alcance do objetivo proposto, foi realizado um mapeamento dos processos de trabalho que são derivados dos principais documentos que a Procuradoria de Execuções e Precatórios analisa durante a execução de suas atividades. Esse mapeamento de processos de trabalho teve como base teórica o estudo de técnicas de organizações e métodos, as quais foram essenciais para a identificação dos locais onde existem pontos críticos, possibilitando registrá-los, visualizá-los através de ferramentas gerencias, como fluxogramas, e propor a eles sugestões de melhorias. Foram identificados problemas de ausência de mão-de-obra qualificada nos pontos de maior fluxo de trabalho. Também foram identificados problemas de falta de informações e de comunicação ineficiente, os quais ocasionam sérios problemas operacionais. Reforçou a necessidade de se realizar um levantamento de tarefas com o intuito de medir as distribuições de trabalho por servidor. Diagnosticou inúmeros transportes dos documentos que podem ser totalmente minimizados através de reestruturação de leiaute. Evidenciou a necessidade de aquisição de materiais de trabalho e da elaboração de manuais de procedimentos, bem como de treinamentos nos sistemas informatizados. Diagnosticou também outros fatores que podem impactar negativamente nos fluxos de trabalho, embora suas origens não tenham sido o foco de estudo por não pertencerem a sua proposta-fim. Os seus resultados reforçaram a necessidade de se usar ferramentas gerenciais de apoio a tomada de decisão, pois demonstraram que muitos dos problemas identificados são originados devido a não utilização das mesmas. Por fim, concluiu-se também que os fluxogramas elaborados para ilustrar as rotinas de trabalho propostas, as quais incorporam as proposições de melhorias realizadas, solidificaram a importância, a possibilidade e a viabilidade de se realizar melhorias nos processos de trabalho do órgão analisado.