Proposição de sistemática de avaliação de desempenho para processos licitatórios : o caso de uma Instituição Federal de Ensino Superior

Abstract

Os elementos essenciais para a produção de um determinado produto ou serviço, denominados insumos, são adquiridos de forma diversa, dependendo da natureza jurídica da relação de compra. As pessoas jurídicas de Direito Público precisam seguir uma série de leis infraconstitucionais e princípios insculpidos na Carta Magna. O tema aquisições de bens e serviços tornou-se um assunto relevante no âmbito da Administração Pública por ser um processo altamente regulado e burocrático. A maior cobrança de parte da sociedade por serviços de qualidade exige que a Administração Pública busque medidas para tornar os seus processos mais eficientes e mais eficazes. A Universidade Federal do Rio Grande do Sul – UFRGS está inserida neste cenário de necessidade de aprimorar o seu desempenho no exercício das suas competências relacionadas às aquisições de bens e serviços. Este trabalho se propõe a apresentar uma sistemática para avaliar o desempenho do processo licitatório de aquisição de bens e serviços em uma Instituição Federal de Ensino Superior, de forma a permitir a mensuração e a demonstração dos resultados do processo frente aos objetivos do órgão, através da aplicação dos conceitos de Business Process Management (BPM) e de Avaliação de Desempenho. Com a aplicação do método Design Science Research (DSR), inicialmente, identificaram-se os problemas relativos ao processo estudado e buscou-se temas na literatura disponível de forma a permitir a proposição de uma solução para os problemas levantados. Desenvolveu-se, com o apoio de um grupo focal, uma sistemática para avaliar o desempenho do processo, que na sequência foi aplicada em um ambiente real para a execução de testes. Na sequência, buscouse identificar, como resultado da aplicação, os principais obstáculos enfrentados durante a sua implantação e sugerir indicadores como forma de avaliar o desempenho do processo. O método desenvolvido foi aplicado na UFRGS, onde mostrou resultados satisfatórios, oportunizando a criação de um quadro com indicadores para medir os resultados desempenhados pelas principais atividades que compõem o processo estudado.

The essential elements to produce a particular product or service, called inputs, are acquired in different ways, depending on the legal nature of the purchase relationship. Legal entities under public law must follow a series of infra-constitutional laws and principles enshrined in the Constitution. The topic of acquisitions of goods and services has become a relevant issue within the scope of Public Administration, as it is a highly regulated and bureaucratic process. The greater demand from society for quality services requires the Public Administration to seek measures to make its processes more efficient and effective. The Federal University of Rio Grande do Sul – UFRGS is inserted in this scenario of needing to improve its performance in the exercise of its competences related to the acquisition of goods and services. This work proposes to present a system to evaluate the performance of the bidding process for the acquisition of goods and services in a Federal Institution of Higher Education, in order to allow the measurement and demonstration of the results of the process against the objectives of the body, through the application of the concepts of Business Process Management (BPM) and Performance Evaluation. With the application of the Design Science Research (DSR) method, initially, the problems related to the studied process were identified and themes were searched in the available literature in order to allow the proposition of a solution to the raised problems. A system was developed, with the support of a focus group, to assess the performance of the process, which was then applied in a real environment for the execution of tests. Next, we sought to identify, as a result of the application, the main obstacles faced during its implementation and suggest indicators as a way to assess the performance of the process. The developed method was applied at UFRGS, where it showed satisfactory results, providing opportunities for the creation of a framework with indicators to measure the results performed by the main activities that make up the studied process.