Método de análise de sistemas visuais em sistemas sócio-técnicos complexos : revelando e dando sentindo às interações ocultas

Abstract

Sistemas Sócio-técnicos Complexos (SSC) são ambientes com grande quantidade e variedade de elementos em constante interação, cujos efeitos são não-lineares e imprevisíveis. O setor da saúde, assim como outros, são considerados SSC e possuem potencial para amplificar essa complexidade, devido a fatores como pressão de tempo, demanda irregular e combinação de tecnologias, tratamentos e perfis de pacientes. A Gestão Visual (GV) é uma estratégia para alcançar transparência de processos e assim diminuir a complexidade desnecessária e a complexidade percebida pelos usuários do espaço. A GV atua através de dois mecanismos: (i) dispositivos visuais (por exemplo, luzes de advertência, placas, demarcações no chão) e, (ii) ambiente construído (por exemplo, layout, iluminação, organização da área de trabalho e privacidade). Estes mecanismos podem ser agrupados de acordo com o objetivo das informações que eles passam, formando um Sistema Visual. O desempenho dos Sistemas Visuais provém do resultado de múltiplas interações entre os dispositivos visuais, o ambiente construído e as pessoas. Dentre essas interações, algumas podem estar ocultas aos olhos dos profissionais, o que dificulta a identificação fácil e rápida das funções associadas aos dispositivos visuais e ao ambiente construído, e a causa de variabilidades para conceber medidas de melhorias no sistema. Apesar do potencial da GV para auxiliar na gestão de SSC, a compreensão sobre Sistemas Visuais e suas interações ocultas é uma lacuna de conhecimento. A presente pesquisa tem por objetivo desenvolver um Método para Análise de Sistemas Visuais em SSC, que enfatize as implicações das interações ocultas. A Design Science Research foi a abordagem metodológica adotada e o estudo de caso foi desenvolvido em uma Unidade de Terapia Intensiva de um hospital universitário de grande porte. O método proposto apresenta-se como a principal contribuição desse trabalho e possui cinco etapas: (i) modelagem funcional do sistema; (ii) avaliação da GV existente; (iii) identificação de sistemas visuais; (iv) priorização de oportunidades de melhoria e (v) recomendações práticas. Os principais resultados incluem propostas para dar visibilidade às interações ocultas, como o protótipo de dispositivo visual iterativo desenvolvido; a associação dos dispositivos visuais e do ambiente construído com as funções realizadas; e a identificação de oportunidades de melhorias para os níveis de gestão estratégico, tático e operacional.

Complex Sociotechnical Systems (CSS) are environments with a large number and variety of elements in constant interaction, in which the effects are non-linear and unpredictable. The health sector, as well as others, are considered SSC and have the potential to amplify this complexity, due to factors such as time pressure, irregular demand and combination of technologies, treatments and patient profiles. Visual Management (VM) is a strategy to achieve process transparency and thus reduce unnecessary complexity and perceived complexity by the space users. VM operates through two mechanisms: (i) visual devices (for example, warning lights, signs, demarcations on the floor) and, (ii) built environment (for example, layout, lighting, work area organization and privacy) . These mechanisms can be grouped according to the purpose of the information they pass, forming a Visual System. Visual Systems performance comes from the result of multiple interactions between visual devices, built environment and people. Among these interactions, some may be hidden from the professionals eyes, which makes it difficult to quickly and easily identify the functions associated with the visual devices and with the built environment, and to identify causes of variability to design measures for the system improvement. Despite the potential of GV to assist in the management of CSS, the understanding of Visual Systems and their hidden interactions is a knowledge gap. This research aims to develop a method for analyzing visual systems in SSC, which emphasizes the implications of hidden interactions. Design Science Research was the methodological approach adopted and the case study was developed in an Intensive Care Unit of a large university hospital. The proposed method presents itself as the main contribution of this work and has five stages: (i) system functional modeling; (ii) existing VM evaluation; (iii) visual systems identification; (iv) improvement opportunities prioritizing and (v) practical recommendations. The main results include proposals to give visibility to hidden interactions, such as the developed prototype of an iterative visual device; the association of visual devices and the built environment with the functions performed; and the identification of opportunities for improvement at the strategic, tactical and operational management levels.