Gestão eletrônica de documentos : implantação e gestão no contexto de uma empresa de distribuição de energia elétrica brasileira

Abstract

O setor elétrico no Brasil é composto por uma cadeia complexa que abrange desde a geração até o consumidor final. Em cada etapa desta cadeia existem normas, leis e resoluções que determinam o adequado funcionamento do setor. Estas normas, sejam internas ou externas, são determinadas para que o setor possa ser sustentável, e para que o cliente final receba um produto de qualidade com tarifas justas. Gerir tais normas é muito importante para as empresas do setor elétrico, especialmente para a distribuição, e por isso, o objetivo geral deste estudo é determinar quais são os benefícios, os desafios, e os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) para a implantação de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos em uma empresa do setor elétrico. Este estudo compõe-se de dois artigos. O primeiro deles tem como objetivo avaliar elementos e características de implantação e gestão de estruturas de documentos normativos existentes na literatura. Para tanto, foi conduzida uma Revisão Sistemática de Literatura (RSL) com base em 58 trabalhos. Como resultado, foram estabelecidos definições e conceitos para onze elementos presentes na gestão eletrônica de documentos. Foram elencados e conceituados dezoito benefícios de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (SGED) sendo os três principais (i) a melhor eficiência e produtividade, (ii) a redução do tempo dos processos, e (iii) a qualidade e consistência das informações. Também foram apontados os principais desafios na implantação e gestão de um SGED, sendo os três mais importantes a cultura organizacional, falta de processo claro, e a complexidade da estrutura de documentos. Por fim, foi realizado o levantamento e contextualização dos Fatores Críticos de Sucesso (FCS) na implantação e gestão de um SGED, sendo os três mais relevantes (i) requisitos e funcionalidades de sistema, (ii) qualidade dos documentos, e (iii) usabilidade. Conclui-se que os elementos e características de implantação e gestão de SGED estão diretamente atreladas aos conceitos de Fatores Críticos de Sucesso, benefícios e desafios. O segundo artigo tem como objetivo analisar os benefícios, os desafios e os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) para implantação e gestão de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (SGED) em uma empresa no ramo de energia elétrica. Para isso, utilizou-se de questionário estruturado de pesquisa e entrevistas com especialistas. Como resultado, foram ponderados e classificados os benefícios de um SGED sendo os principais para uma empresa do setor elétrico (i) o registro formal do conhecimento da empresa, (ii) a redução do uso de espaço físico para guarda de documentos, e (iii) a redução de erros e menor exposição a risco. Também foram ponderados os desafios na implantação e gestão de um SGED, sendo os mais importantes a (i) ausência de treinamento sobre o uso adequado de documentos, (ii) o excesso de complexidade na estrutura de documentos, e (iii) a dificuldade de mensurar os benefícios do uso de um SGED. Foi realizada a ponderação dos FCS na implantação e gestão de um SGED, sendo os mais relevantes (i) campos de busca e recuperação dos documentos, (ii) qualidade do conteúdo dos documentos, e (iii) usabilidade do sistema. Por fim, avaliou-se a forma de divulgação de documentos e a necessidade de revisão do sistema da empresa em estudo. Conclui-se que os conceitos de benefícios, desafios e FCS para implantação e uso de um SGED em empresas do setor elétrico possuem especificidades e relevâncias diferentes das evidenciadas na RSL.

The electric sector in Brazil is composed of a complex chain that covers from generation to the final consumer. At each stage of this chain there are rules, laws and resolutions that determine the proper functioning of the sector. These standards, whether internal or external, are determined so that the sector can be sustainable, and so that the end customer receives a quality product at fair rates. Managing such standards is very important for companies in the electricity sector, especially for distribution, and therefore, the main objective of this study is to determine what are the benefits, the challenges, and the Critical Success Factors (CSF) for the implementation of an Electronic Document Management System in an electric company. Two articles compose this study. The first of them aims to evaluate possible elements and characteristics of implementation and management of normative document structures in the literature. For this, a Systematic Literature Review (SLR) was performed based on 58 studies. As result, definitions and concepts were established for eleven elements present in electronic document management systems. Eighteen benefits of an Electronic Document Management System (EDMS) were listed and defined, being the best three (i) improved efficiency and productivity, (ii) reduced process time, and (iii) the quality and consistency of information. The main challenges in the implementation and management of an EDMS were also listed, and the three most important ones were organizational culture, lack of clear process, and complexity of document structure. Finally, the Critical Success Factors (CSF) were surveyed and contextualized in the implementation and management of an EDMS, and the three most relevant are (i) system requirements and functionalities,(ii) document quality, and (iii) usability. It is concluded that the implementation and management of EDMS are directly linked to the concepts of Critical Success Factors, benefits and challenges. The second article aims to analyze the benefits, challenges and Critical Success Factors (CSF) for the implementation and management of an Electronic Document Management System (EDMS) in a company that provides public service, in the electric energy sector. For this, structured research questionnaire and interviews with specialists were performed. As result, the benefits of an EDMS were weighed and classified, being the main ones for an electric sector company (i) the formal registration of the company's knowledge, (ii) the reduction of the use of physical space for keeping documents, and (iii ) the reduction of errors and less risk exposure. The challenges in implementing and managing an EDMS were also considered, the most important were (i) the lack of training on the proper use of documents, (ii) the excess of complexity in the document structure, and (iii) the difficulty of measure the benefits of using an EDMS. The weighting of the CSF in the implementation and management of an EDMS was performed, being the most relevant (i) tools for searching and retrieving documents, (ii) quality of the content of the documents, and (iii) usability of the system. Finally, it was evaluated the channel of disclosure for documents and the need to review the system of the company under study. It is concluded that the concepts of benefits, challenges and CSF for implantation and use of an EDMS in companies of the electric sector have specificities and relevance aspects different from those evidenced in the SLR.