Compartilhamento de conhecimento nas atividades de gestão da Escola de Engenharia da UFRGS

Abstract

As mudanças contemporâneas exigem das organizações maior velocidade de respostas e de resultados. Nesse contexto, as universidades têm sido demandadas a modernizar sua gestão e seus processos, a fim de atingir melhor desempenho em suas atividades, maior eficiência e qualidade no atendimento e na prestação de serviços. Como organizações complexas, que trabalham diretamente com o conhecimento, faz-se necessário que adotem um modelo gerencial para administrar o conhecimento organizacional na preservação da memória dessas instituições. A gestão do conhecimento (GC) é um método que vem ao encontro dessa premissa, representando um valioso recurso estratégico no meio corporativo. A exemplo de outras organizações, grande parte do conhecimento das universidades encontra-se sob o domínio e na experiência de seus colaboradores. O objetivo desta pesquisa foi, a partir das técnicas de GC, realizar um estudo sobre as práticas de compartilhamento de conhecimentos envolvendo os principais setores administrativos vinculados à Direção da Escola de Engenharia (EE) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). Para isso, foi proposto um Programa de Compartilhamento de Conhecimentos (PCC) do qual participaram os servidores técnico-administrativos em educação (TAEs) lotados nesses setores A metodologia utilizada envolveu pesquisa-ação, com a utilização de questionário aberto e análise contingencial. Seguindo uma abordagem qualitativa, a análise de dados baseou-se na análise de conteúdo. As análises revelaram informações importantes para a gestão da EE, com relevância não apenas para as atividades dos TAEs, mas também para a comunidade interna e externa da instituição. Essas informações poderão aumentar a eficiência da EE em seus processos administrativos e na identificação, armazenamento, uso e compartilhamento do conhecimento organizacional. As respostas ao instrumento de coleta de dados embasaram a estruturação de um Portal do Conhecimento, produto deste estudo. O trabalho permitiu reunir um conjunto de conhecimentos tácitos, presentes na experiência dos TAEs pesquisados, sendo esses os elementos que serão incorporados ao Portal do Conhecimento, o qual está em elaboração.

Current changes demand organizations to achieve faster responses and results. In this regard, universities have been required to modernize their management and processes in order to achieve better performance in their activities, greater efficiency and quality in service delivery. As complex organizations, working directly with knowledge, they must adopt a managerial model to control such knowledge and perpetuate institutional memory. Methods such as Knowledge Management (KM) meet that premise, and represent a valuable strategic resource in the corporation environment. Like other organizations, a large percentage of this knowledge is under the experience and domain of its collaborators. The purpose of this research was, based on knowledge management techniques, to accomplish a study on the knowledge sharing practices involving the main administrative sectors linked to the Direction of the School of Engineering (EE) of the Federal University of Rio Grande do Sul (UFRGS). With that in mind, a Knowledge Sharing Program (PCC) was proposed, with the participation of the technical-administrative servants in education (TAEs) working in these sectors. The used methodology involved action research, employing an open questionnaire and contingency analysis. Following a qualitative approach, data analysis was performed based on content analysis. Results revealed important information for the management of EE, with relevance not only for the activities of the TAEs, but also for the internal and external community of the institution. Such information may increase the efficiency of EE in its administrative processes, as well as in the identification, storage, use and sharing of organizational knowledge. The answers to the instrument of data collection sustain the design of a Knowledge Portal, the resulting product of this study. This work enabled the gathering of tacit knowledge, kept in the experience of the researched TAEs, so as to incorporate such knowledge into the Knowledge Portal that is currently under development.