Políticas arquivísticas no âmbito da Universidade Federal do Rio Grande do Sul : Arquivo Central e cultura organizacional, um elo indissociável

Abstract

No contexto organizacional das universidades federais de ensino superior registra-se uma expansão das políticas públicas para educação superior e um significativo aumento de investimentos, cujos impactos encontram-se refletidos nas instâncias tecnológicas, científicas e culturais. A análise de como esse processo se insere na estrutura organizacional dessas instituições frente às novas demandas, especialmente no que diz respeito à gestão de documentos e as políticas arquivísticas, considerando ainda a cultura organizacional, em consonância com os aparatos legais, - a Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos), e Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação) - é o principal componente dessa pesquisa. Nesse sentido, quatro Universidades Federais de Ensino Superior foram objetos desse estudo que tem como base três eixos temáticos: (1) cultura organizacional, (2) gestão de documentos e políticas arquivísticas e (3) implantação de sistemas de arquivos. Objetivando refletir sobre as políticas arquivísticas no âmbito de três universidades federais, compará-las com o contexto do Arquivo Central da UFRGS e entender a relação entre a cultura organizacional e tais políticas nos locais pesquisados, buscou-se compreender as experiências arquivísticas no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria, da Universidade Federal de Goiás e Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro. Para tal foi utilizado uma abordagem qualitativa e de estudos de caso, da observação in loco e de entrevistas semiestruturadas. Como parte dos procedimentos registra-se a análise dos documentos normativos das instituições, bem como dos órgãos cuja competência está relacionada à gestão de documentos no âmbito das universidades. Os resultados das análises desses contextos permitiram relacioná-los à cultura organizacional presente nesses ambientes, bem como analisar as práticas arquivísticas da Divisão de Documentação e do Arquivo Central da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Este é responsável hoje pela gestão documental do acervo, representado, em sua maioria, por processos administrativos, datados de 1934 a 2016. Os resultados denotam ainda uma intrínseca relação entre práticas arquivísticas e a cultura organizacional pertinente aos ambientes administrativos universitários, ao mesmo tempo em que dispôs de subsídios para a elaboração de um regulamento para o Arquivo Central, delimitando suas competências e visando fortalecê-lo como o gestor e o disseminador das políticas arquivísticas institucionais na Universidade Federal do Rio Grande do Sul.

In the organizational context of higher education federal universities it registers an expansion of public policies for higher education and a significant increase of investments, which impacts are found reflected in technological, scientific and cultural instances. The analysis of how this process fits into the organizational structure of these institutions facing new demands, especially regarding records management and archival policies, also considering the organizational culture in consonance with the legal apparatus, - Law number 8,159 / 1991 (Archival Act) and Law number 12,527 / 2011 (Information Access Act) - is the main component of this research. In this way, four higher education federal universities were subject of this study which is based on three thematic axes: (1) organizational culture, (2) records management and archivistic policies and (3) archive system implantation. Aiming to understand the archivistic experiences within the scope of three federal universities, compare them with the context of UFRGS Central Archive (Federal University of Rio Grande do Sul state) and understand the relation between the organizational culture and such policies in the researched places. It sought to understand the archivistic experiences in the scope of the Federal University of Santa Maria, the Federal University of Goiás and the Federal University of Rio de Janeiro State. In order to do it has been use a qualitative approach and case studies, on-site observation and semi-structured interviews. As part of the procedures it registers the analysis of the normative documents of the institutions, as well as the agencies which competence is related to document management within the scope of the universities. The results from the analyses of these contexts allowed us to relate them to the organizational culture present in these environments, as well as analyzing the archivistic practices from the Documentation Division and the Central Archive of the Federal University of Rio Grande do Sul State. This is responsible today for records management of the holdings, represented mostly by administrative proceedings, dated from 1934 to 2016. The results show, still, an intrinsic relation between the archivistic practices and the organizational culture relevant to the universities administrative environments, meanwhile providing subsidies to elaborate an instruction manual for the Central Archive, delimiting its competences and hoping to strengthen as the manager and the disseminator of policies at institutional archivistic in the Federal University of Rio Grande do Sul.