Fatores críticos de sucesso para gestão de contratos em uma entidade de classe

Abstract

Este trabalho é um estudo de caso comparado que procurou levantar os fatores críticos para o sucesso da gestão de contratos e identificar ferramentas ou práticas de Gestão do Conhecimento que poderiam ser aplicadas em uma organização pública para melhoria dos resultados na gestão de contratos. Primeiramente foi realizado um levantamento bibliográfico com o objetivo de verificar os principais fatores críticos de sucesso na gestão de contratos em instituições federais. Em seguida, na primeira etapa da pesquisa, utilizando o método do observador participante, o pesquisador pôde constatar como pontos críticos para gestão de contratos na entidade de classe estudada: falta de padronização dos processos; a existência de contratos sem fiscalização; falhas de comunicação entre os responsáveis por cada etapa do processo; e falta de critérios objetivos para nomeação de fiscais e gestores. Já na segunda etapa, com as entrevistas realizadas com os gestores envolvidos no processo de gestão de contratos, foram levantados os seguintes fatores críticos: falta de padronização dos processos; falta de colaboração entre os setores; falta de apoio da alta administração; falta de sistemas informatizados; necessidade de capacitação e treinamentos; necessidade de nomeação formal de fiscais e gestores; e definição formal dos papéis de cada um dos envolvidos no processo. Como possíveis soluções para esses pontos críticos, é proposta a aplicação de um conjunto de práticas de gestão do conhecimento, a saber: difundir melhores práticas de gestão do conhecimento; criação de portais de colaboração (intranet); e incentivo à educação corporativa. Constatou-se que os fatores críticos encontrados são, em grande medida, os mesmos apontados pelos estudos de caso comparados.

This work is a comparative case study that sought to raise the critical factors for the success of contract management and to identify Knowledge Management tools or practices that could be applied in a public organization to improve the results in contract management. First, a bibliographic survey was carried out with the objective of verifying the main critical success factors in the management of contracts in federal institutions. Then, in the first stage of the research, using the participant observer method, the researcher could see as critical points for contract management in the class entity studied: lack of standardization of the processes; the existence of contracts without supervision; communication failures between those responsible for each stage of the process; and lack of objective criteria for appointing inspectors and managers. In the second stage, with the interviews carried out with the managers involved in the contract management process, the following critical factors were raised: lack of standardization of the processes; lack of collaboration between sectors; lack of support from top management; lack of computerized systems; need for qualification and training; need for formal appointment of inspectors and managers; and formal definition of the roles of each of those involved in the process. As possible solutions to these critical points, it is proposed to apply a set of knowledge management practices, namely: spreading best knowledge management practices; creation of collaboration portals (intranet); and encouraging corporate education. It was found that the critical factors found are, to a large extent, the same pointed out by the compared case studies.