Entrevista guiada com base em estrutura de perguntas para modelagem de processos de negócio

Abstract

Gerenciamento de Processos de Negócio (Business Process Management - BPM) é a ciência que estuda como o trabalho é feito dentro de uma organização para garantir resultados consistentes e obter vantagem onde possibilidades de aperfeiçoamento forem identificadas. Neste contexto, o termo aperfeiçoamento pode ter diferentes significados, dependendo dos objetivos da organização. Exemplos comuns de objetivos de aperfeiçoamento incluem a redução de gastos, a redução do tempo de execução e a redução da taxa de erros. BPM atua em toda a cadeia de eventos, atividades e decisões, que por sua vez agregam valor à organização e seus clientes. Estas cadeias de eventos, atividades e decisões são chamadas de processos. A documentação dos processos é feita através de descrições textuais e modelos de processo. As descrições textuais são obtidas através de entrevistas com o responsável pelo processo, e a partir delas é possível gerar os modelos de representação do processo. Modelos de representação consistem em uma representação gráfica do processo e seguem uma notação bem definida, o Modelo e Notação de Processos de Negócio. O problema muitas vezes encontrado na etapa de descoberta do processo consiste na ineficiência, por parte do entrevistador, para obter informações importantes a respeito do processo. Quando não devidamente estruturadas, as entrevistas podem se mostrar ineficientes na descoberta de detalhes importantes sobre um processo. Para evitar a perda de detalhes relevantes durante uma entrevista, este trabalho propõe uma estrutura de entrevista guiada, extraída da literatura. Esta estrutura pode tanto guiar o analista novato durante uma entrevista para modelagem de processos, quanto auxiliar o analista mais experiente a abordar detalhes do processo que possam passar despercebidos.

Business Process Management (BPM) is the science that analyzes how the work inside an organization is done, to ensure consistent results and to obtain advantages where improvement possibilities are identified. In this context, depending on the organization’s objectives, the term improvement can be associated with different meanings. Usual examples of improvement objectives are cost saving, and the reduction of execution time and error rate. BPM is present in the whole chain of events, activities and decisions, which in turn adds value to both the organization and its clients. These chains of events, activities and decisions are called processes. The process documentation is achieved through textual descriptions and process models. The textual descriptions are obtained through one or more interviews with the process owner, and from that it is possible to generate models that represent the process. Representation models consist of a graphical representation of the process that complies to a well-defined notation, the Business Process Model and Notation. A common issue in the process discovery stage consists in the inefficiency, by the interviewer, to obtain important information about the process. When not properly structured, the interviews can prove inefficient in the detection of relevant details about a process. To avoid the loss of relevant information during an interview, this paper proposes a guided interview structure, extracted from the literature. This structure may guide both the inexperienced analyst through a process model interview, and the experienced analyst to find details about the process that otherwise would not be acknowledged.