O Processo de migração de sistema de automação de bibliotecas na Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Brasil

Abstract

O trabalho enfoca o processo de migração de sistema de automação nas bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS, Brasil, iniciado em 1997, quando ficou evidente a necessidade de mudança, visando à ampliação e modernização do Sistema de Automação de Bibliotecas da UFRGS - SABi, software proprietário da Universidade, em uso desde 1989, para o software ALEPH 500 (Automated Library Expandable Program). Aborda as fases percorridas, com ênfase no preparo da base SABi para conversão, englobando a consistência no uso adequado dos campos, subcampos e indicadores e dos dados registrados; o estudo comparativo e definição dos formatos a serem adotados para descrição dos diversos tipos de material, tendo por base o formato USMARC, assim como a gerência da migração da base, com destaque para o treinamento da equipe no uso do novo sistema. Aponta a necessidade de adoção de normas e padrões internacionais de intercâmbio, de fundamental importância para o compartilhamento de registros bibliográficos entre instituições, que se caracteriza como um ponto forte no processo de automação das bibliotecas da UFRGS.

This paper describes the automation system migration process in the Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS, Brazil, started in 1997 when need for change became evident and the impossibility of expansion and upgrading of the UFRGS Library Automation System - SABi, a University proprietary system, led to the acquisition of the ALEPH 500 (Automated Library Expandable Program). We describe the steps taken, with emphasis on the preparation of the SABi database for conversion, including the consistency in the registered data and the adequate use of fields, subfields and indicators, the comparative study and definition of the formats to be chosen for the different types of materials, based on the USMARC format as well as the management of the data migration including staff training in the use of the new system. The paper points out the need for the adoption of international interchange standards which is of fundamental importance for the sharing of bibliographic records among different institutions.