Performance management of IT service processes using a mashup-based approach

Abstract

Modern IT service provider organizations are under a continuous pressure to increase their competitiveness. Ways to reduce costs while improving performance – in terms of productivity and quality – of services are a key focus area for companies in the IT industry. However, despite all the solutions that have been proposed, modelling and optimizing human-centered processes remains a burdensome task. The human operator may be influenced by multiple factors and execute the process in a different way each time, thus introducing a significant variability in the final process outcome. Although the research proposed so far have introduced improvements on service management, there are several challenges (e.g., rapid change, budgetary constraints, skill shortages, system complexity, current and future user requirements, and growing user expectations) that are not completely covered by the current efforts. Among the new technologies available today, a set of novel ones, referred to as Web 2.0, has not yet been investigated by both industry and academia in the ITSM context. In the myriad of technologies and applications that define the Web 2.0, one is of special interest in this thesis: the mashups. Mashups are Web applications created through the composition of preexisting Web resources (e.g., interactive maps, Web services, traditional HTML pages, or even Flash presentations). Easiness of use, extensibility, and context specific development are examples of characteristics presented by mashups that candidate them to be a viable technology for improving IT Service Management. Therefore, the goal of this thesis is to investigate the feasibility of mashups as an effective approach to improve performance (i.e., in terms of productivity and reliability) of human-centered ITSM activities. In particular, this thesis aims to define management solutions required to deliver and demonstrate improvements in performance of humancentered ITSM processes. Specifically, the focus is on individual steps in the process that can be assessed through instrumentation or observation, and can be improved through design and automation. The analysis of exogenous events are not addressed, such as answering telephone calls or other interruptions. The introduced management solutions are examined through a real case study, related to the Request Fulfillment process. The focus of this case study is on dispatch, an activity centered on human operators called dispatchers, with knowledge of standard fulfillment procedures. In this context, mashups are analyzed as an effective approach to cope with inefficiencies and errors introduced by human operators while performing their daily activities in the context of ITSM. An extensive analysis of tasks performed by a group of Subject Matter Experts (SMEs) in a global IT Service Support and Delivery organization was performed. The results demonstrate the viability of the mashups technology as a means for improving IT Service Management.

Modernas provedoras de serviços de TI estão sob constante pressão para aumentar sua competitividade. Meios de reduzir os custos e aumentar o desempenho (i.e., produtividade e qualidade) dos serviços oferecidos são temas centrais na indústria de TI. Contudo, apesar de todos os esforços feitos até hoje, modelar e otimizar processos de TI que envolvem operadores humanos continua sendo uma tarefa complexa. O humano pode ser influenciado por inúmeros fatores e executar o processo de uma forma diferente a cada vez, portanto, introduzindo uma significativa variabilidade no resultado final do processo. Apesar de todas as pesquisas feitas até hoje terem introduzido melhorias significativas no gerenciamento de serviços, ainda restam muitos desafios (e.g., mudanças rápidas, limites orçamentários, falta de conhecimento, complexidade dos sistemas, atuais e futuros requisitos dos usuários e finalmente aumento nas expectativas dos usuários) que não foram completamente resolvidos pelos esforços atuais. Dentre todas as tecnologias disponíveis atualmente, uma em especial, conhecida como Web 2.0, ainda não foi investigada pela indústria e pela acadêmia no contexto da gerência de serviços de TI. Dentre todas as tecnologias e aplicações que definem aWeb 2.0, uma é de especial interesse nesta tese: os mashups. Mashups sao aplicacoes Web criadas a partir da composicao de recursos disponiveis online (e.g., mapas interativos, Web services, paginas HTML). Facilidade de uso, extensibilidade e desenvolvimento específico de contexto são exemplos de características apresentadas pelos mashups que os candidatam como uma solução viável para aprimorar o gerenciamento de serviços de TI. Desta forma, o objetivo desta tese é investigar a aplicabilidade de mashups como uma solução efetiva para melhorar o desempenho (i.e., em termos de produtividade e confiabilidade) de atividades de gerência de serviços de TI que envolvem operadores humanos. Em particular, esta tese tem como objetivo definir soluções de gerenciamento necessárias para melhorar e avaliar o desempenho de processos de TI. Especificamente, esta tese foca nos passos do processo que podem ser medidos através de observação ou intrumentação e que podem ser aprimorados através de projeto e automação. As soluções de gerenciamento introduzidas são investigadas através de um estudo de caso real, relacionado ao processo de Cumprimento de Requisição. O foco deste estudo de caso é nos operadores humanos com a responsabilidade de receber as requisições dos clientes e encaminhá-las paras administradores de sistema responsáveis por resolver as requisições. Neste contexto, os mashups são investigados como uma solução efetiva para lidar com ineficiências e erros introduzidos pelos operadores humanos enquanto executam suas atividades diárias relacionadas à gerência de serviços de TI. Foi realizada uma extensa investigação das tarefas realizadas por um grupo de especialistas em um centro global de suporte e entrega de serviços de TI. Os resultados demonstram a viabilidade da tecnologia de mashups como solução para aprimorar a gerência de serviços de TI.