Shadow IT and computer-mediated collaboration : developing a framework based on social presence theory

Abstract

The use of unauthorized technologies in the workplace, called shadow IT (SIT), is increasing within organizations. Previous research identified that Shadow technologies are often collaborative systems used by employees to communicate and share content with colleagues, clients, or external partners. Therefore, we aim to develop a framework for the influence of shadow IT usage on computer-mediated collaboration based on Social Presence Theory. We conducted a literature review that resulted in a framework and the development of research propositions. The literature suggests that there is a positive influence of shadow IT usage on employee collaboration and communications. This paper presents theoretical and practical contributions. Analyzing shadow IT and collaboration through a theoretical lens makes progress on the discussion about the consequences of these unauthorized technologies for individuals and organizations. It is important for organizations to comprehend these impacts, such as on collaboration, which, in turn, can facilitate improvements in employee productivity.

A utilização de tecnologias não autorizadas no local de trabalho, chamadas de Shadow IT (SIT), está aumentando nas organizações. Pesquisas anteriores identificam que tecnologias Shadow são frequentemente sistemas colaborativos utilizados pelos funcionários para se comunicar e compartilhar conteúdo com colegas de trabalho, clientes ou parceiros externos. O objetivo deste trabalho é desenvolver um framework, à luz da Teoria da Presença Social, de como o uso de shadow IT pode influenciar a colaboração mediada pela tecnologia. Para tanto, foi realizada uma revisão de literatura, culminando no desenvolvimento de um framework e em proposições de pesquisa. A literatura sugere que há uma influência positiva do uso de shadow IT na colaboração dos funcionários. Este trabalho traz contribuições teóricas e práticas. A análise da relação Shadow IT e colaboração a partir de uma lente teórica corrobora para a discussão dos impactos destas tecnologias não autorizadas. Para as organizações, é importante conhecer estes impactos, como por exemplo na colaboração, o que, por sua vez, pode viabilizar melhorias na produtividade dos funcionários.