Benefícios do sistema Workflow : uma avaliação através dos processos internos de uma empresa varejista

Abstract

As empresas estão cada vez mais inseridas e envolvidas em um mundo extremamente competitivo, onde qualquer falha nos seus processos faz com que a empresa esteja fora do mercado. Desta maneira, para que as empresas continuem competindo, os acionistas juntamente com a alta administração necessitam avaliar os processos internos da empresa e verificar quais são os pontos críticos. Um dos objetivos do planejamento estratégico da empresa deste estudo de caso é avaliar os processos existentes, bem como, redesenha-los, para que os fluxos de trabalho do sistema Workflow estejam alinhados, a fim de que se possam gerenciar estes processos através de indicadores. Pois, todas as empresas têm objetivos a cumprir, e para que estes objetivos sejam cumpridos, precisa existir na empresa um gerenciamento de processos, para que se avalie o alinhamento destes processos para que não ocorram falhas. Desta forma, a empresa necessita ter um mapeamento detalhado das atividades. Neste trabalho será avaliado o sistema de Workflow na área financeira. O Workflow é um sistema de fluxos de trabalho, onde além do seu mapeamento de processos é necessário que exista um monitoramento e controle dos seus indicadores de desempenho através do modelo de Balanced Scorecard, para que se possa verificar se os processos internos estão sendo executados corretamente e se os indicadores estão refletindo isto. Com este cenário a questão principal é avaliar os benefícios da implementação do sistema Workflow na área financeira, analisando os processos internos, tendo como resultado a identificação das falhas no gerenciamento, a avaliação dos indicadores de desempenho do sistema Workflow e a apresentação de sugestões para melhorias.

During the years we find more companies involved in an extremely competitive business environment, and any mistake occurred in their controls can take the companies to out of the market. Based on that, the shareholders and the top management team must have to do internal controls tests to make sure that all critical issues are covered. One of the objectives of this strategy plan case is to measure the internal controls in place and evaluate their efficiency / performance through key performance indicators (KPI). All companies have goals to achieve, and to get them is necessary to have a management of the process to evaluate the alignment to avoid issues. Based on that, the company needs to have a detailed mapping of all activities. In this work we will present a study of the Workflow System of finance division. The Workflow is a system to manager information flow. This system is able to maintain the information track and also has a capability to mentor and to control the KPIs through of a Balanced Scorecard tool. It is important to check if the internal controls are working properly and the KPIs are indicating the truly results. Overall the key question is to measure the benefits of an implementation of the Worflow system in the finance division, checking the internal controls, getting the definition of management issues based on the evaluation of the KPIs and then to present suggestions for improvements.