Proposta de framework para automação de processos em instituições federais de ensino superior

Abstract

A automação de processos de negócio está em crescimento no mercado, embora ainda haja pouco estudo acadêmico a respeito. Automação robótica de processos (RPA) e Chatbot são as tecnologias de automação em evidência. Essas tecnologias permitem a substituição de pessoas por robôs em tarefas mais tediosas e repetitivas, podendo aumentar a produtividade, diminuir erros, promover benefícios econômicos e aumento da satisfação do usuário, desde que a implementação seja feita de forma adequada. As vantagens proporcionadas por essa tecnologia vão ao encontro das necessidades das Instituições Federais de Ensino Superior, tanto pelos cortes de custos quanto pela redução de pessoal. Para que a implantação da automação seja feita de melhor forma, é importante poder contar com um modelo que aponte boas práticas e diminua as chances de fracasso. Este trabalho objetiva propor um Framework para automação de processos, desenvolvido a partir da aplicação de Design Science Research, avaliado por especialistas em um Grupo Focal e pela aplicação de parte do Framework em um ambiente real. O resultado é um instrumento que possui quatro fases divididas em escolha do processo, análise das tarefas, implantação e acompanhamento com melhoria contínua. O instrumento final é genérico e possivelmente pode ser usado em qualquer tipo de organização.

The automation of business processes is growing in the market, although there is still little academic study about it. Robotic Process Automation (RPA) and Chatbot are the leading automation technologies. These technologies allow the replacement of people by rorobôs in more tedious and repetitive tasks, which can increase productivity, reduce errors, promote economic benefits and increase user satisfaction, as long as the implementation is done properly. The advantages provided by this technology meet the needs of Federal Institutions of Higher Education, both by cutting costs and reducing personnel. In order for the automation to be implemented in a better way, it is important to be able to count on a structure that points out good practices and reduces the chances of failure. This work aims to propose a Framework for process automation, developed from the application of Design Science Research, evaluated by specialists in a Focus Group and by applying part of the instrument in a real environment. The result is a Framework that has four phases divided into process choice, task analysis, implementation and monitoring with continuous improvement. The final instrument is generic and can be possibly used in any type of organization.