Implantação do BPM em instituições de ensino superior : proposição de um método para priorização de processos

Abstract

Da implantação do BPM (Business Process Management) pode-se esperar diversos benefícios. Do ponto de vista da organização, pode melhorar o entendimento do todo e iniciativas de mudança; quanto ao cliente, podem gerar impactos positivos e melhorias em sua satisfação; quanto à gerência, pode otimizar seu desempenho e análise do impacto de suas ações. Quanto aos colaboradores, pode gerar maior segurança e ciência sobre seus papéis e responsabilidades, uso adequado de ferramentas de trabalho, além de visibilidade e reconhecimento. Alguns aspectos fundamentais da implantação do BPM são a definição dos processos-chave em que a organização deve focar, mas para atingir tal objetivo é necessário definir anteriormente sua arquitetura e portfólio de processos. Essas definições permitem que as organizações entendam como geram valor aos seus clientes e podem proporcionar o alinhamento entre estratégia, processos e sistemas. Este trabalho tem como objetivo a definição de um método de priorização de processos para iniciativa de melhorias em Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Utilizou-se como embasamento teórico conceitos e estudos relacionados a Business Process Management (BPM), gestão pública, tomada de decisão e critérios de priorização. A metodologia de pesquisa utilizada foi de abordagem qualitativa, de caráter descritivo-exploratório, com utilização do método Design Science Research (DSR) para a elaboração de um artefato de priorização de processos envolvendo critérios definidos com base na literatura estudada. O estudo apresentou o resultado da aplicação do artefato, após sua validação e preenchimento por parte dos especialistas em BPM e demais participantes da pesquisa. Foi possível definir os processos prioritários para iniciativas de melhoria no contexto estudado. O presente estudo poderá ser aplicado em organizações similares, desde que feitas as devidas adequações ao contexto organizacional. As principais contribuições deste trabalho centram-se no fato de fornecer subsídios para facilitar a definição dos processos chave das organizações de ensino superior, em busca da geração de valor para seus clientes, tornando-as assim mais competitivas.

From the implementation of BPM (Business Process Management) several benefits can be expected. From the point of view of the organization, it can improve the understanding of the whole and changing initiatives; as for the client, it can generate positive impacts and improvements in their satisfaction; as for the management, it can optimize its performance and analysis of the impact of its actions and, as for employees, it can generate greater security and knowledge about their specific roles and responsibilities, as which the proper use of working tools, as well as visibility and recognition. Some of the main aspects of BPM implementation are the definition of the key processes on which the organization must focus at. In order to achieve this goal, however, it is necessary to previously define its architecture and process portfolio. These definitions allow organizations to understand how they create value to their customers and can provide alignment between strategy, processes and systems. This work aims to establish a method for prioritizing processes that will cause improvements at the Federal Institutes of Higher Education (IFES). As a theoretical basis, it was used concepts and studies related to Business Process Management (BPM), public management, decision making and prioritization criteria. The research methodology applied was a qualitative approach, of a descriptive-exploratory nature, using the Design Science Research (DSR) method for the elaboration of prioritizing processes artefact involving definite criteria based on the literature studied. The study presented the result of the application of the artifact, after its validation and fulfillment by BPM specialists and other research participants. It also made possible to define the priority processes for improvement initiatives in the studied context. The present study can be applied to similar organizations, since appropriate adjustments are done to the organizational context. The major contributions of this work focus on the fact that it provides subsidies to facilitate the definition of key processes of higher education organizations, in search of generating value for their clients, thus making them more competitive.