Avaliação da usabilidade do Sistema Eletrônico de Informações - SEI pelos servidores da Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS

Abstract

Este trabalho tem como objetivo avaliar a usabilidade do Sistema Eletrônico de Informações-SEI da Universidade Federal do Rio Grande do Sul-UFRGS, a partir da percepção dos usuários, após a completa implementação do sistema na Universidade. O SEI é um sistema por intermédio do qual ocorreu a implantação do processo eletrônico na UFRGS, substituindo os tradicionais processos administrativos de papel. Além de atender a normativa do Ministério da Educação, o SEI permite a rápida tramitação dos processos administrativos, reduz o uso de papel e torna os documentos mais acessíveis com maior segurança e transparência, por meio de uma interface considerada amigável. Essa ferramenta foi desenvolvida e cedida gratuitamente pelo TRF4 a partir do Processo Eletrônico Nacional-PEN, cujo objetivo é aperfeiçoar os processos de trabalho nas instituições públicas através da gestão eletrônica dos documentos. O referencial teórico abordou conceitos relevantes para o contexto desta pesquisa como o Planejamento estratégico Governamental - Nova Administração Pública, A Informatização do Setor Público Brasileiro, A Resistência à mudança, Gestão Operacional e os Sistemas da Informação, Segurança da Informação no Setor Público, Usabilidade, Acessibilidade e Valor Socioambiental. A pesquisa consistiu num estudo quali-quantitativo, com aplicação de questionário e observação participante, buscando analisar a usabilidade do SEI a partir das variáveis acessibilidade, segurança e confiabilidade, operação do sistema e valor socioambiental. Do resultado final deste estudo, verificou-se que os usuários do SEI-UFRGS, de maneira geral, avaliaram a usabilidade do sistema como satisfatória. Alguns benefícios também foram reconhecidos, além de sugestões de ajustes para ações de melhorias no sistema, adequando o SEI aos propósitos da UFRGS.

This work aims to evaluate the usability of the Electronic Information System-SEI of the Federal University of Rio Grande do Sul - UFRGS, based on users' perception, after the complete implementation of the system at the University. The SEI is a system through which the implantation of the electronic process occurred in UFRGS, replacing the traditional paper administrative processes. In addition to complying with the regulations of the Ministry of Education, SEI allows faster processing of administrative processes, and reduces the use of paper, making documents more accessible with greater security and transparency, through a friendly interface. This tool was developed and provided free of charge by TRF4 from the National Electronic Process-PEN, whose objective is to improve the work processes in public institutions through the electronic management of documents. The theoretical framework includes concepts relevant to the context of this research such as the Government Strategic Planning - New Public Administration, Brazilian Public Sector Computerization, Resistance to Change, Operational Management and Information Systems, Public Sector Information Security, Usability, Accessibility, and Socioenvironmental Value. The research consisted of a qualitative-quantitative study, with an application of questionnaire and participant observation, seeking to analyze the usability of the SEI from the variables accessibility, safety and reliability, system operation and social-environmental value. As a result of this study, it was verified that the users of the SEI-UFRGS, in general, evaluated the usability of the system as satisfactory. Some benefits were also recognized, as well as suggestions for adjustments for actions to improve the system, adjusting the SEI to the purposes of UFRGS.