A memória organizacional no Relatório de Gestão da Universidade Federal do Rio Grande do Sul no período de 2008 a 2016

Abstract

Esta pesquisa tem como tema A Memória Organizacional no Processo de Elaboração do Relatório de Gestão (RG) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), no Período de 2008 a 2016. O objetivo geral foi identificar a presença da memória organizacional no processo de elaboração do Relatório de Gestão da UFRGS no período de 2008 a 2016. Este estudo também se propôs contextualizar a história do RG e identificar evidências de aprendizagem e do compartilhamento de conhecimento na elaboração do documento neste período, sob a perspectiva da administração superior e dos servidores técnico-administrativos envolvidos no processo. A metodologia foi de natureza aplicada, com enfoque qualitativo. Quanto aos objetivos, a pesquisa foi descritiva, e quanto aos procedimentos técnicos, documental, bibliográfica, estudo de caso, e uma pesquisa participante com coleta de dados baseada em roteiro de entrevistas. Dessa forma, foi realizado levantamento documental do período de abrangência da pesquisa com seus detalhamentos, assim como entrevistas no estudo de caso com as pessoas envolvidas no processo de elaboração do relatório de gestão, durante o período compreendido entre os anos de 2008 a 2016. Foram apuradas as categorias: memória organizacional, aprendizagem coletiva e compartilhamento de conhecimento, e processos de gestão (dados, informação e conhecimento) com suas respectivas subcategorias, analisadas a partir dos conceitos de estudiosos versados no tema, e pesquisa com servidores que participaram desse processo durante o período determinado, através de entrevistas semiestruturadas com roteiro específico. Nessa perspectiva, foram evidenciadas nas narrativas e no cenário da investigação, respostas aos objetivos propostos e à indagação do estudo. O resultado da investigação permitiu inferir que a memória organizacional está presente no processo de elaboração do documento, dentre os anos de 2008 a 2016, assim como o compartilhamento coletivo de aprendizagem e conhecimento, revelados através das técnicas laborais, método sistemático de trabalho que contemplou rotinas administrativas com práticas de gestão, permitindo um elo entre os mundos individual e o coletivo. A partir das entrevistas, constatou-se o amadurecimento do processo de elaboração do documento, no tocante ao mapeamento de tarefas, a padronização de informações, estabelecendo um fiocondutor, com início, meio e fim, envolvendo além de dados e informações, o interrelacionamento de equipes de trabalho, na busca de um objetivo comum. Como processo, fica evidenciada a institucionalização do Relatório de Gestão, uma vez que é uma atividade modelada por padrões criados, compartilhados e legitimados, sob a forma de normas e regras, não somente pelos participantes do processo, como também se estendendo, por meio da interação, entre demais servidores, grupos e setores distintos, fazendo com que o RG corresponda, além do compromisso legal, a um compromisso institucional. Para alcançar as exigências do mestrado profissional, foram produzidos um fôlder virtual e uma capacitação como produtos finais.

This research has the theme Organizational Memory in the Process of Preparation of the Management Report (RG) of UFRGS, from 2008 to 2016. The general objective was to identify the presence of the organizational memory in the process of elaborating the Management Report of UFRGS from 2008 to 2016. This study also set out to contextualize the history of the GR and identify evidence of learning and knowledge sharing in the elaboration of the document in this period, from the perspective of the superior administration and the technical-administrative servers involved in the process. The methodology was of an applied nature, with a qualitative approach. Regarding the objectives, the research was descriptive, as for the technical procedures, documentary, bibliographical, case study, and a participant research with data collection based on interviews script. A documentary survey was carried out of the period understood by the survey with yours details, as well as interviews in the case study with the people involved in the process of elaboration the management report, in the period from 2008 to 2016. The following categories were searched: organizational memory; collective learning and knowledge sharing and management processes (data, information and knowledge), with their respective subcategories, analyzed from the concepts of theorists versed in the theme and research with servers that participated in this process during the period covered through a semi-structured interview with a specific script. From this perspective, the answers to the proposed objectives and the investigation of the study were evidenced in the narratives and in the research scenario. The result of the investigation allowed us to infer that organizational memory is present in the document elaboration process, from 2008 to 2016, as well as the collective sharing of learning and knowledge, revealed through work techniques, systematic work method that includes routines with management practices, allowing a link between the individual and collective worlds. From the interviews, the maturation of the process of document elaboration, particularly at the mapping of tasks, the standardization of information, establishing a connection, with beginning, middle and end, including data and information, was also observed interrelationship of work teams, in the achieving of a common goal. As a process, the institutionalization of the Management Report is evidenced, since it is an activity modeled by standards created, shared and legitimized, in the form of norms and rules, not only by the participants of the process, but also by extending, through theinteraction, among other servers, groups and distinct sectors, making the RG correspond, in addition to the legal commitment, to an institutional commitment. To achieve the requirements of the professional master's degree, a virtual folder and a training as final products were produced.