Governança e gestão em aquisições : a proposição de um modelo para uma universidade pública brasileira

Abstract

A governança de aquisições é a aplicação dos princípios e práticas de governança com enfoque na função aquisição das organizações. A gestão das aquisições, por sua vez, compreende a gestão do processo de aquisições. Elas são complementares e interdependentes, porém ambas atuam no manejo dos riscos implicados nos processos de aquisição para que esses agreguem efetivamente valor ao negócio da organização. O modelo resultante deste estudo é a estrutura de governança e gestão de aquisições. Ela é composta por mecanismos de liderança (Comitê de Governança, Riscos e Controle; Comitê Gestor e Grupo de Processo Suprimentos), estratégia (políticas e diretrizes, gestão do processo, gestão de risco e gestão por competências) e controle (indicadores relativos a gestão do processo, de risco e por competências) para o processo de aquisições. A estrutura proposta, que foi desenvolvida tendo em vista uma universidade pública brasileira, busca: padronizar os procedimentos; melhorar o tempo de execução das aquisições; evitar diversas aquisições de mesmo objeto ao longo do ano; minimizar o retrabalho; mitigar o fracionamento da despesa; e implantar a cultura do planejamento de aquisições ao alterar o processo decisório pessoal sobre a modalidade de aquisição para uma decisão colegiada do Comitê Gestor, unificando as compras de natureza similar realizada pelos diferentes setores da universidade.

Procurement governance is the application of governance principles and practices with a focus on organizations acquisition function. Procurement management, in turn, comprises the procurement process management. They are complementary and interdependent and aim to add value through acquisitions for organization's business with acceptable risks. The resulted model of this study is the governance and procurement management structure. It is composed of leadership mechanisms (GRC Committee, Management Committee and GP Procurement), strategy (policies and guidelines, process management, risk management and management by competencies) and controls (indicators related to process, risk and competence management) for the procurement process. The structure proposed by the study is being applied in a Brazilian public university. It looks for: standardize procedures, improve the execution time of acquisitions, avoid several acquisitions of the same object throughout the year, minimize rework, mitigate expenditure fractionation, implement the culture of procurement planning and change the personal decision-making process on the procurement modality to a Management Committee´s collegiate decision unifying purchases of the same objects from different sectors of the university.