Aplicação da teoria das restrições na gestão cartorária

Abstract

Aplica-se o princípio da eficiência em um órgão da administração pública, com a finalidade de se alcançar a eficácia na prestação dos serviços, gerenciando, para tanto, os gargalos existentes nos diferentes sistemas dentro de um cartório judicial especializado na área cível do Poder Judiciário Estadual. O processo envolve cinco passos para o aprimoramento contínuo da Teoria das Restrições, que busca identificar a restrição do sistema, explorar a restrição do sistema, subordinar todo o sistema à restrição, elevar a restrição do sistema e retornar a primeira etapa. A finalidade é evitar uma nova restrição nos dois pontos de gargalos identificados no 2º Cartório Cível da Comarca de Sapucaia do Sul. O primeiro consiste no cumprimento de despachos, que trata da expedição dos documentos necessários ao andamento do processo. E o segundo na juntada de documentos, que é a anexação aos autos de todo e qualquer documento que chegue, procedendo-se à conferência, numeração e andamento. A metodologia adotada foi a de estudo de caso e buscou-se explorar situações reais, descrever essas situações, explicar variáveis de causas e efeitos e buscar soluções possíveis e exequíveis.

In order to attain effectiveness in the provision of services, the concept of efficiency is applied to a body of public administration — a civil court registry office of the State Judicial System. Bottlenecks existing in several of its operations are managed. The process entails the Theory of Constraints five steps for continual improvement: identification of the system’s constraint, investigation of the system’s constraint, subordination of the whole system to the constraint, raising of the system’s constraint, and return to the first step. The purpose is to avoid the emergence of a new constraint in two bottlenecks identified in the 2nd civil registry office of Sapucaia do Sul district. The first bottleneck concerns the fulfillment of orders having to do with documents which are necessary to the running of the process. The second concerns the annexation of new documents to the proceedings, and the checking, enumeration and running of these documents. The research adopts a case study methodology and aims to investigate real situations, to describe them, to understand variables of cause and effect, and to search for reasonable and achievable answers.