Memória institucional e gestão documental no Instituto de Matemática e Estatística da UFRGS

Abstract

Esta dissertação constitui uma investigação sobre as relações entre memória institucional e gestão documental no Instituto de Matemática e Estatística (IME) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). O referencial teórico amparou-se em Andrade (2002), Costa (1997), Gondar (2005) e Halbwachs (2006), entre outros. O percurso metodológico constou de um estudo de caso simples, que envolveu pesquisa bibliográfica, documental, registros fotográficos, observação e dezoito entrevistas semiestruturadas realizadas com servidores docentes e técnico-administrativos gestores e não gestores do IME, e com os gestores dos órgãos responsáveis pela gestão documental e difusão da memória institucional da UFRGS. Os dados sistematizados foram analisados segundo a análise de conteúdo temática. Os resultados da contextualização analítica do IME lançam luz sobre as memórias na perspectiva dos gestores docentes, a partir dos relatos dos pioneiros, desde o Instituto de Matemática, denominada de face antiga do IME (1959-1985), e depois da mudança de sede, até a chamada face contemporânea, (1985-2016) em que recentes mudanças culminaram na alteração do próprio nome, que passou a ser Instituto de Matemática e Estatística (IME). A partir das análises, os resultados identificam: 1) a presença de inter-relações macro e microssociais e institucionais, apresentando o IME em relação à UFRGS e às demandas sociais que o mobilizam; 2) a divisão estrutural dos órgãos responsáveis por políticas de gestão documental e de difusão das políticas de memória na UFRGS, aliado ao número limitado de profissionais arquivistas, podem estar limitando seus âmbitos de atuação em setores distintos e não completamente alinhados dentro da UFRGS e 3) a memória institucional se apresenta em uma forma bidimensional e indissociável, onde podem ser identificadas duas faces: a) a face das lembranças, a qual é associada ao plano da expressão oral, da comunicação das práticas e conhecimentos tácitos, da longa permanência e legitimidade frequentemente associada aos gestores docentes e b) a face do esquecimento associada aos seus registros documentais, cuja gestão embora predominantemente realizada por gestores técnico-administrativos, sujeita-se a flutuações e descontinuidades.

This dissertation constitutes in an investigation about the relationships between institutional memory and documental management at Statistic and Mathematics Institute (IME) of Federal University of Rio Grande do Sul (UFRGS). The theoric reference was based in Andrade (2002), Costa, (1997), Gondar (2005) and Hawbachs (2006), among other authors. The methodologic course consisted on a simple case study, based in bibliographic and documental research, photographic registers, observation and eighteen demi-structured interviews made with servers: Docents and Technical-Administratives; Managers or non-Managers of IME, and with Managers responsible for Organizations who take role on documental management and spreading of institutional memory of UFRGS. The data was analyzed in accord with thematic content analysis. The results of analytic contextualization of IME brings lights over the memories in a document manager´s perspective. Starting from pioneer´s reports, since the the Mathematics Institute was called “the old face of IME” (1959-1985), and after changing the headquarter´s address, to the called “contemporany face” (1985-2016), in which recent changes leaded to an modification in their own name, now called IME – Mathematics and Statistic Institute. Starting from the analysis, the results indicates: 1) the presence of institutional/social, macro/micro inter-relations presenting the IME related to UFRGS and the social demands who mobilized it. 2) the structural division of the organizations responsible for documental management politics and diffusion of memory politics at UFRGS, allied to an limited number of archivists, can be putting limits to their own activity in different sectors and not entirely aligned inside the University and 3) the institutional memory presentes itself in a two dimensional and non-dissociative form, where two faces can be identified: a)the reminds side, associated to oral expression plan, comunication of practices and tacit knowledge, of long permanency and legitimacy, frequently associated to docent managers, and b) the forgetting side associated to their documental recordings, even made by technical-administrative managers is submissive to fluctuations and discontinuities.