A gestão documental como ferramenta para otimização das atividades administrativas no âmbito da Universidade Federal do Rio Grande do Sul

Abstract

Este trabalho contempla a análise acerca da implementação da gestão documental, como parte das políticas arquivísticas, em consonância com o desenvolvimento de um sistema de arquivos no âmbito da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Oriunda da Divisão de Documentação, juntamente com o Arquivo Central, esta iniciativa se apresenta como um significativo aporte ao âmbito administrativo da Universidade, a fim de atender as demandas relativas à gestão documental, em conformidade com a legislação vigente. Para tanto, utilizou-se a metodologia de aplicação de entrevistas a direção do Arquivo Central, bem como a dois setores, que já estão sendo atendidos pela equipe técnica do Arquivo Central. A investigação possibilitou ainda identificar a repercussão do assessoramento técnico do AC, bem como a verificação do desempenho deste, como órgão disseminador das políticas arquivísticas da Universidade. Considerando o aporte teórico, apresentam-se considerações sobre arquivos universitários, atribuições do cargo de arquivista, políticas arquivísticas, cultura organizacional e gestão documental. Os resultados permitiram identificar uma sensibilização sobre a inserção de uma nova cultura voltada à gestão de documentos; a conscientização do papel do gestor administrativo quanto às suas responsabilidades no tratamento e destinação dos documentos públicos; uma nova perspectiva sobre o papel do arquivista como portador de um conhecimento técnico específico, bem como um redimensionamento nas relações administrativas entre o próprio Arquivo e as demais instâncias da Universidade.

This work contemplates the analysis about the implementation of the documentary management, as part of the archival policies, in consonance with the development of a file system within the Federal University of Rio Grande do Sul. It comes from the Documentation Division, together with the Central Archive , This initiative is presented as a significant contribution to the administrative scope of the University, in order to meet the demands related to documentary management, in accordance with current legislation. For this purpose, the methodology used for the application of interviews was the direction of the Central Archive, as well as two sectors, which are already being attended by the technical staff of the Central Archive. The research also made it possible to identify the repercussions of the CA's technical advisory services, as well as the verification of its performance, as a disseminating body of the University's archival policies. Considering the theoretical contribution, there are considerations on university archives, assignments of the position of archivist, archival policies, organizational culture and documentary management. The results allowed to identify an awareness about the insertion of a new culture focused on document management; Awareness of the role of the administrative manager in relation to his responsibilities in the treatment and allocation of public documents; A new perspective on the role of the archivist as bearer of a specific technical knowledge, as well as a resizing in the administrative relations between the Archive itself and the other instances of the University.