Implantação de sistema de solução integrada : um estudo de caso no Banrisul S/A

Abstract

O presente trabalho trata da necessidade de uma instituição financeira que, dada a sua expressividade, possui, de reduzir sensivelmente seu prazo de fechamento fiscal, pois depois que ocorre toda a movimentação contábil, se torna necessário que a área tributária tenha agilidade suficiente para participar do processo do fechamento mensal sem que haja interrupção no seu fluxo. Devido à legislação fiscal ter mudado de forma substancial nos últimos tempos e a quantidade de obrigações acessórias aumentado de forma vertiginosa, torna-se necessário que cada vez mais tenhamos duas premissas básicas, equipe altamente qualificada e treinada e ferramentas que auxiliem e deem segurança para suprir tais necessidades. Um fato extremamente relevante é a segurança das informações bem como sua rastreabilidade, pois numa suposta verificação por parte do órgão fiscalizador, vem a ser o diferencial entre receber uma autuação ou não. O problema reside como elencar e implantar uma ferramenta confiável que venha a garantir a viabilidade do processo, depois de salvaguardar-se de que a escolha da empresa a prestar esse tipo de serviço cumpriu com todas as premissas necessárias que além de fazê-la habilitar-se em um processo licitatório, precisa-se que tenhamos um contrato robusto com cláusulas que protejam a instituição contratante tanto no quesito de cumprimento do objeto do contrato nos tempos acordados, como no quesito sigilo, assessoria e consultoria. Os pontos fundamentais na implantação de um sistema de solução integrada passam por uma disseminação cultural dentro da empresa para que a equipe acredite e valorize a ferramenta a ser utilizada, bem como a montagem de um grupo multidisciplinar de trabalho para que não ocorram desenvolvimentos paralelos que venham a atender parcialmente as necessidades tornando assim inevitável o retrabalho. As barreiras de customizações e as peculiaridades da empresa devem ser mapeadas e diagnosticadas previamente para que posteriormente não cause trauma, os processos até então utilizados devem servir de exemplo onde se pretende chegar, mas de maneira alguma se deve imaginar que os mesmos devam repetir-se, muito pelo contrário, o momento de implantação é o momento de revisão nos processos até então utilizados, e não deve-se ter receio de voltar atrás quando necessário for, para que a nova ferramenta não seja vulnerável a falhas antes apuradas.O trabalho ainda discorre sobre todas as fases da implantação da solução bem como todo o aprendizado que tivemos com o processo, passando pela concepção, criação e correção de fluxos onde precisavam interferência. A substancial vantagem está na automação dos processos, no que se refere inexistência de inferência manual no fluxo, o que garante um nível de segurança muito satisfatório, bem como trilhas auditáveis para que sirvam de base de sustentação a questionamentos que são cada vez mais frequentes, após a conclusão da implantação da ferramenta, um adicional no processo, é que se ganha em agilidade e conhecimento em nível de empresa, bem como nos futuros desenvolvimentos que surjam, utilizando-se da lógica, valorizando os acertos e evitando os erros que se incorreu anteriormente.

The present work deals with the need for a financial institution that, given its expressiveness, has, to substantially reduce your term of fiscal closing, because after that occurs throughout the handling accounting, it is necessary that the tributary area has agility enough to participate in the process of closing monthly without disruption in your workflow. Due to the tax laws have changed substantially in recent times and the amount of ancillary obligations increased from dizzying manner, it is necessary that increasingly we have two basic premises, highly qualified staff and trained and tools that assist and give security to fulfill these needs. An extremely important is the security of the information as well as their traceability, because on a supposed verification by the supervisory body, comes to be the differential between receive an infraction or not. The problem is as enumerating and deploy a reliable tool that will ensure the viability of the process, and then to ensure that the choice of the company to provide this type of service has complied with all of the necessary premises that in addition to doing it enable in a competitive bidding process, it is that we have a robust contract clauses that protect the contracting institution both in metric for compliance with the object of the contract at the times agreed, as in metric secrecy, advice and consultancy. The key points in the implementation of a system of integrated solution through a cultural dissemination within the company for which the team believes and promotes the tool to be used, as well as the fitting of a multidisciplinary group of work that does not occur parallel developments that will meet some of the needs it was inevitable the rework. The barriers of customizations and the peculiarities of the company should be mapped and diagnosed previously to that later do not cause trauma, the processes used until then should serve as an example where if you want to reach, but not in any way is hard to imagine that the same should be repeated, quite the contrary, the deployment time is the time to review the processes used until then, and should not be afraid to go back when necessary, so that the new tool is not vulnerable to failures before cleared.The work still talks about all phases of the deployment of the solution, as well as all the learning that we had with the process, from the design, creation and correction of flows where needed interference. The substantial advantage is the automation of processes, as regards lack of inference in manual flow, which ensures a level of security very satisfactory, as well as trails auditable to serve as the basis for sustaining the questions are becoming more and more frequent, after the completion of the deployment of the tool, an additional in the process, is to be gained in agility and knowledge in company level, as well as on future developments that arise, using the logic, valuing the right answers and avoiding errors that arose earlier.